Order-to-Cash Software
Mit KI zu mehr Cashflow und O2C-Effizienz
Silodenken, veraltete Daten und manuelle Arbeitsschritte senken die Order-to-Cash-Effizienz. Eine Order-to-Cash Software ändert das: Sie automatisiert wichtige Teilschritte und optimiert den Prozess ganzheitlich. Die besten Ergebnisse lassen sich dabei mit Unterstützung durch Künstliche Intelligenz erzielen.
Order-to-Cash-Prozess
Der Order-to-Cash-Prozess: Schlüssel zu einem optimalen Cashflow
Für Unternehmen ist der Order-to-Cash-Prozess (OTC-Prozess oder O2C-Prozess) einer der wichtigsten Geschäftsabläufe überhaupt. Er beschreibt den gesamten Lebenszyklus der Auftragsabwicklung – von der Kundenbestellung bis zur Zahlungsabwicklung und ist damit Voraussetzung für das Generieren von Umsätzen und die Sicherung der Wirtschaftlichkeit.
Interdisziplinär, vielschichtig und hoch komplex
Der O2C-Prozess gliedert sich in mehrere Teilschritte und Maßnahmen. Wichtige Schritte im OTC-Prozess sind unter anderem das
- Bearbeiten der Kundenaufträge
- Bereitstellen von Produkten und Services
- Monitoring von Zahlungseingängen
Die Abwicklung dieser Teilschritte ist eine Gemeinschaftsaufgabe im Unternehmen und betrifft unter anderem Lager und Logistik, Vertrieb und Marketing, die Rechts- und IT-Abteilung, den Kundenservice sowie die Buchhaltung.
Dies führt zu einer erheblichen Komplexität im gesamten Order-to-Cash-Workflow, die dadurch verstärkt wird, dass die beteiligten Verantwortlichen in der Regel auf verschiedene Daten aus unterschiedlichen Systemen zugreifen. Um vernetzte und effiziente Prozesse zu implementieren, ist deshalb der Einsatz einer Order-to-Cash Software unverzichtbar.
Diese Hürden müssen Unternehmen im Order-to-Cash-Prozess bewältigen
Unternehmen streben wirtschaftliche Effizienz an, müssen jedoch feststellen, dass viele ihrer Prozesse nicht darauf ausgerichtet sind, mit den sich durch die Digitalisierung verkürzenden Veränderungszyklen Schritt zu halten. Dies wirkt sich negativ auf die Gesamteffizienz des Unternehmens aus.
Zu den Ursachen zählen u. a. Silodenken, Legacy-Systeme und ungenutzte Potenziale in der Automatisierung. Zudem arbeiten viele Abteilungen mit unterschiedlichen Softwaresystemen und stimmen KPIs und Routinen nicht ausreichend ab. Diese Prozessbrüche verursachen zusätzlichen Aufwand, der sowohl Zeit als auch Geld in Anspruch nimmt.
Beispiel Debitorenmanagement
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht dies: Im Debitorenmanagement werden Kundenforderungen und Zahlungen verwaltet. Die Bonitätsprüfung ist entscheidend, um das Zahlungsausfallrisiko zu minimieren. Basis dafür sind präzise Kundendaten. Fehlt der Zugriff darauf oder sind die benötigten Daten unvollständig, steigt die Debitorenlaufzeit (Days Sales Outstanding/ DSO), eine wesentliche KPI im Order-to-Cash-Prozess. Zudem bleibt die Liquidität länger im Forderungsprozess gebunden.
So schadet Ineffizienz im O2C-Prozess Ihrem Geschäft
Die Vernachlässigung der Potenziale der Digitalisierung hat weitreichende Konsequenzen. O2C-Ineffizienz beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit erheblich. Insbesondere in Fällen von Mahn- oder Inkassoverfahren führt dies in über 11 % der Fälle zur Kündigung des Vertragsverhältnisses durch den Kunden.
Die Auswirkungen ineffizienter Auftragsabwicklung erstrecken sich auch auf den Cashflow von Unternehmen. McKinsey stellte in einer Wertschöpfung mit Order-to-Cash-Prozessen fest, dass ein Industrieunternehmen durch Fehler innerhalb der Teilschritte 3 bis 5 % des operativen Gewinns verschenkt hat.
Das effektivste Mittel gegen Ineffizienz ist eine spezialisierte Order-to-Cash Software. Diese unterstützt Unternehmen dabei, ihren Order-to-Cash-Prozess zu automatisieren und zu optimieren.
GAMECHANGER
5 Gründe, den Order-to-Cash-Workflow mit O2C Software zu automatisieren
Den Order-to-Cash-Prozess in Zeiten von Lieferengpässen, steigendem Kostendruck und preissensiblen Kunden zu optimieren, bringt Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile:
- Mehr Transparenz im gesamten O2C-Prozess – vom ersten Kontaktpunkt mit den Kunden bis zur abgeschlossenen Zahlung. Mehr Übersicht ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Schlüsse zu ziehen und Ineffizienz immer weiter zu reduzieren.
- Höhere Produktivität an allen Stellen im Order-to-Cash-Workflow. Automatismen nehmen den beteiligten Mitarbeitern monotone, wiederkehrende Aufgaben ab und geben ihnen Zeit, den gesamten Prozess weiter zu verbessern.
- Weniger Fehler in den komplexen Teilschritten durch strukturiertes Arbeiten.
- Reibungslose Abläufe und kürzere Auftragsabwicklungszeiten, die auf der Kundenseite und bei den am O2C-Prozess beteiligten Mitarbeitern zu einer hohen Zufriedenheit führen.
Eine BCG-Analyse unterstreicht die positiven Auswirkungen einer digitalen Order-to-Cash-Transformation auf die Rentabilität von Unternehmen. Insbesondere durch den Einsatz einer O2C-Plattform sei unter anderem durch dynamische Preisgestaltung eine Umsatzsteigerung von bis zu 3 % möglich. Der reduzierte Aufwand im gesamten Prozess spare 15 bis 30 % der Kosten. Und die Forderungslaufzeiten ließen sich um 30 % verkürzen.
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Die Rolle von O2C Software für die Order-to-Cash-Automation
Optimierte O2C-Prozesse erhöhen den Cashflow, vermeiden Auftragsrückstände und stärke die Kundenbeziehung. Um das zu erreichen, spielt Order to Cash-Automation Software eine entscheidende Rolle. Sie ermöglicht das Streamlinen aller Teilschritte und bringt Klarheit in den O2C-Prozess.
Typische Funktionen einer Order-to-Cash Software sind unter anderem
- Reporting für O2C-Teilschritte
- Risikobewertung von Debitoren
- automatischer Rechnungsversand
- Echtzeit-Analysen für bessere Entscheidungsfindung
- Forderungsüberwachung
Welche konkreten Verbesserungen mit einer O2C-Software unter anderem möglich sind, zeigt folgende Gegenüberstellung.
Ohne O2C-Software
- Manuelle Eingabe von Kundendaten
- Aufwendige Datenprüfung und manuelles Ergänzen fehlender Informationen
- Daten sind in verschiedenen Systemen verteilt oder liegen nur analog vor
- Hoher Zeit- und Kostenaufwand aufgrund mangelnder Koordination von Arbeitsschritten
- Zunehmende Komplexität im O2C-Prozess aufgrund neuer Zahlungsmethoden und neuer Verkaufskanäle
- Gefahr von Datenschutz- und Compliance-Verstößen
Mit O2C-Software
- Digitale Erfassung und Validierung von Kundendaten
- Automatisierte Datenvalidierung
- O2C-Daten stehen über den gesamten Prozess digital zur Verfügung
- Schnelle und kosteneffiziente Abwicklung von Aufträgen
- Einfache, intuitive O2C-Workflows
- Datenverarbeitung im Einklang mit der DSGVO und anderen rechtlichen Vorgaben
THE FUTURE
Auftragsabwicklung mit collect.AI: Der Order-to-Cash-Prozess neu definiert
Wenn Sie Ihr Order-to-Cash Management nicht nur digitalisieren, sondern State of the Art aufstellen wollen, bietet collect.AI das passende Order-to-Cash Tool. Damit wickeln Sie den gesamten Lebenszyklus jeder einzelnen Forderung end-to-end ab und erzielen bestmögliche O2C-Ergebnisse für Ihr Unternehmen.
Das Besondere am Ansatz von collect.AI: Er nutzt die Vorteile von KI, um Ihren Order-to-Cash-Prozess kontinuierlich zu optimieren. Hinter der Plattform steckt eine AI Technology, die aus vier KI-Assistenzen besteht:
- Billing & Invoicing reduzierte Mahnquoten
- Dunning & Collecting verhindert Zahlungsausfälle
- Checkout & Payment findet immer die passende Zahlungsoption für Kunden
- Data Enrichment AI sorgt für aktuelle und aussagekräftige Daten
Die Assistenzen integrieren sich nahtlos in Ihren O2C-Prozess, um von Risk Management bis Inkasso ergebnisorientiert zu wirken und Ihre O2C-Performance granular und bis auf die individuellen Workflow-Ebenen zu optimieren.
Wirksamkeit maximieren
Digitales Order-to-Cash- und Forderungsmanagement
Mit dem Einsatz von collect.AI steigern Sie die Performance-Werte Ihres Forderungsmanagements signifikant.
WARUM COLLECT.AI
Vorteile der Order-to-Cash Software mit KI
Der größte Vorteil einer KI-basierten O2C Software ist ihre Lernfähigkeit. Die Wissensbasis bei collect.AI bildet ein wachsendes Netzwerk, zu dem Unternehmen aus Branchen wie dem Bank- und Versicherungswesen oder der Energieversorgung mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen und Prozessen gehören.
Das Wissen der KI von collect.AI baut auf mehr als 100 Millionen Transaktionen und 10 Millionen Consumer-Daten auf und verbessert sich stetig. Mit jeder weiteren Order-to-Cash-Transaktion innerhalb dieses Netzwerks steigt die O2C-Effizienz aller Teilnehmer. Der Schutz von Daten ist dabei zu jeder Zeit gewährleistet und ihre DSGVO-konforme Verarbeitung durch den TÜV Saarland zertifiziert.
Daneben ist die Integrationsfähigkeit einer der größten Vorteile der Order-to-Cash Software. Über die offen dokumentierte RESTful API, iPaaS Integrationen für Datenaustausch und Konnektoren zu Standard ERP-Systemen fügt sich das Order-to-Cash Tool von collect.AI nahtlos in Ihre IT-Systemlandschaft ein.
Die KI von collect.AI
Die besttrainierte KI für Ihren O2C-Prozess
01
Bewährte
KI-Modelle
Für zahlreiche Branchen, Kunden-
Cluster, Use Cases und Ziel-
Szenarien.
02
Einzigartiger Datenpool
Der KI-Netzwerk-Effekt und die hohe Qualität der Daten ermöglichen außerordentliche Ergebnisse.
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Sie bestimmen den KI-Automatisierungsgrad und haben die Kontrolle.
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Wir nutzen Reinforcement Learning, Natural Language Processing, Contextual Bandits und Deep-Q-Networks.
05
EU AI Act ready &
DSGVO-konform
Als Portfolio-Unternehmen der Aareal Bank Group erfüllen wir höchste regulatorische Standards.
06
KI optimiert Ihre Ergebnisse
Die KI wirkt gleichzeitig positiv auf Cashflow, Customer Equity und Kosten.
07
Zuverlässig zukunftsfähig
Seit 2016 – kontinuierlich von führenden Data Scientists unter Einsatz neuester Methoden optimiert.
