Rechnung schreiben – Worauf kommt es dabei an und welche Grundlagen gibt es dafür?

Rechnungen prägen den Geschäftsalltag von Unternehmen. Doch rund um das Rechnungsschreiben gibt es einiges zu beachten. Lesen Sie hier, welche Merkmale eine korrekte Rechnung enthält und worauf Sie beim Schreiben von Rechnungen achten müssen.

Was ist überhaupt eine Rechnung?

Bei einer Rechnung handelt es sich um ein Dokument in schriftlicher Form (digital oder auf Papier), mit welchem eine gelieferte Ware oder geleistete Dienstleistung abgerechnet wird. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung schreibt, entstehen dadurch ein Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber dem Rechnungsempfänger. Er wird zum Debitor.

Enthält die Rechnung einen Umsatzsteueranteil, besteht gleichzeitig ein Anspruch des Finanzamts auf die erhobene Umsatzsteuer. Empfängt ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen eine Rechnung, kann es im Gegenzug die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer als „Vorsteuer“ im Rahmen seiner Umsatzsteuererklärung abziehen.

Schreiben Sie eine Rechnung, sind somit steuerrechtliche und vertragsrechtliche Aspekte betroffen. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Rechnungen korrekt ausgestellt werden.

Checkliste Rechnung schreiben

  1. Sind Anschrift und Name von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vorhanden?
  2. Habe ich eine eindeutige Rechnungsnummer vergeben?
  3. Enthält die Rechnung das Rechnungsdatum?
  4. Gibt es ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum?
  5. Ist die Steuernummer/UST-IdNr. angegeben?
  6. Enthält die Rechnung eine Leistungsbeschreibung?
  7. Ist das Zahlungsziel angegeben?
  8. Ist der Netto-Rechnungsbetrag angegeben?
  9. Wurden die Art der Besteuerung, der Steuersatz und die Höhe der enthaltenen Steuer angegeben?
  10. Ist der Brutto-Zahlbetrag enthalten?
  11. Enthält die Rechnung eine Zahlungsfrist?
  12. Ist die Bankverbindung vermerkt?

Diese Elemente muss eine rechtlich einwandfreie Rechnung enthalten

Die rechtliche Grundlage für die korrekte Rechnungserstellung liefert in Deutschland das Umsatzsteuergesetz. In Paragraph 14 „Ausstellung von Rechnungen“ finden sich alle wichtigen Vorgaben. Grundsätzlich gelten diese Pflichtangaben unabhängig davon, ob die Rechnung online und digital oder in Papierform gestellt wird.

  • Rechnungssteller: Es muss die vollständige Anschrift sowie der Name des Rechnungsstellers vermerkt sein.
  • Rechnungsempfänger: Der Rechnungs- bzw. Leistungsempfänger muss mit Name und Anschrift auf der Rechnung zu finden sein.
  • Rechnungsdatum: Jede Rechnung muss das Datum der Rechnungsstellung enthalten.
  • Rechnungsnummer: Rechnungen müssen nicht fortlaufend nummeriert werden. Allerdings muss jede Rechnungsnummer eindeutig sein und darf nur einmal vergeben werden. Für die Zuordnung können Ziffern und Buchstaben verwendet werden.
  • Rechnungsbetrag: Die Rechnung muss den Betrag enthalten, der in Rechnung gestellt wird. Außerdem müssen die erhobene Steuer, der Steuersatz sowie der Steueranteil angegeben werden.
  • Zahlungsziel: Jede Rechnung muss ein Zahlungsziel enthalten. Von der Einhaltung der Zahlungsfristen ist letztlich auch Ihr Forderungsmanagement oder das Mahnverfahren abhängig.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Wird eine Rechnung für Empfänger im europäischen Ausland gestellt, muss auf der Rechnung die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-IdNr.) stehen. Das gilt auch für Gutschriften, unabhängig davon, ob sie an Kunden im EU-Ausland gerichtet werden.
  • Leistungsbeschreibung: Die Rechnung muss enthalten, für welche Gegenleistung der Rechnungsempfänger Geld bezahlt. So muss auf der Rechnung zum Beispiel stehen, wie viele und welche Produkte geliefert wurden oder woraus konkret die Dienstleistung besteht.
  • Leistungszeitraum oder -zeitpunkt: Auf der Rechnung muss vermerkt sein, wann die Leistung erfolgt ist. Es reicht dabei die Angabe des Monats aus. Bei Abschlagszahlungen muss entsprechend vermerkt werden, wann der nächste Abschlag fällig ist und für welchen Zeitraum der in Rechnung gestellte Abschlag gültig ist.
  • Rabatte oder Skonto: Möchten Sie Ihren Kunden Skonto bei kürzerem Zahlungsziel anbieten, muss der Skonto auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden.

7 praxisnahe Tipps zum Rechnungsschreiben

  1. Innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung für Geschäftskunden müssen Sie eine Rechnung schreiben. Beim Rechnungsschreiben für Privatkunden gibt es kein zeitliches Limit.
  2. Die Forderung aus einer Rechnung kann mit einer entsprechenden Gutschrift aufgehoben werden.
  3. Neben dem Zahlungsziel ist die Angabe einer Bankverbindung zum Überweisen des Rechnungsbetrags sinnvoll.
  4. Sie müssen Ihre Rechnungen nicht unterschreiben, damit sie gültig sind.
  5. Erstellen Sie Ihre Rechnungen ohne entsprechende Software selbst, ist eine vorherige Prüfung Ihrer Musterrechnung durch einen Steuerberater sinnvoll. So vermeiden Sie spätere Probleme
  6. mit dem Finanzamt, sollte die Rechnung den formalen Vorgaben nicht genügen.
  7. Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen. Ihre Rechnung ist Teil Ihrer Außenwirkung als Unternehmen. Achten Sie deshalb auf ein einheitliches, ansprechendes Design.

Warum es wichtig ist, dass Sie Ihre Rechnungen korrekt ausstellen

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, sollte diese korrekt sein. Diese beiden Gründe sprechen dafür:

  • Rechnungsempfänger können die Zahlung der Rechnung verweigern, wenn die Rechnung Fehler enthält. Das gilt zum Beispiel bei fehlenden Zahlungsfristen. In diesem Fall ist der Debitor nicht zur Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist verpflichtet.
  • Fehler beim Rechnungsschreiben können zu einer fehlerhaften Vorsteuerberechnung und zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Unternehmen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Innerhalb dieser Aufbewahrungsfrist müssen sie die Rechnungen digital oder auf Papier archiviert auf Nachfrage des Finanzamts vorweisen können.

Wie soll ich meine Rechnungen schreiben?

Fürs Rechnungsschreiben gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Sie können Ihre Rechnungen mit herkömmlichen Office-Programmen erstellen oder Sie nutzen gängige Mustervorlagen zum Rechnungen Schreiben. Darüber hinaus können Sie Rechnungen online mit Software erstellen oder Buchhaltungsprogramme bzw. Rechnungssoftware verwenden, die Sie auf Ihrem PC installieren.

  • Individuelle Rechnungen mit Office-Programmen: Der Vorteil besteht darin, dass Sie alle Elemente selbst designen können. Da Sie in der Regel ohnehin Tabellenverarbeitungs- oder Textverarbeitungsprogramme verwenden, ist das Rechnungsschreiben mit Software kostenlos. Nachteilig an dieser Variante ist, dass Sie genau prüfen müssen, ob Ihre selbst erstellten Rechnungen auch wirklich alle Details enthalten.
  • kostenlose Mustervorlagen für Rechnungen aus dem Internet: Mit Vorlagen für Rechnungen sparen Sie zunächst einmal Zeit. Nachteilig ist dafür, dass es keine Garantie auf Korrektheit der Muster gibt. Darüber hinaus müssen für den Download von Mustern meist Kontaktdaten angegeben werden. Kostenlos sind diese Muster demnach nicht, denn Sie „bezahlen“ mit Ihren Nutzerdaten.
  • Buchhaltungsprogramme: Mit einem Buchhaltungsprogramm oder einer Rechnungssoftware stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen formal korrekt sind. Voraussetzung dafür ist, dass die Software immer aktuell gehalten wird. Nachteilig an fest installierter Software ist, dass Sie die Daten nicht immer zur Hand haben, sondern in der Regel an den PC im Büro gebunden sind.
Quittung vs. Rechnung

Mit einer Rechnung besteht eine Forderung gegenüber einem Debitor. Wenn eine Quittung ausgestellt wird, ist sie der Beleg dafür, dass eine Forderung bereits beglichen wurde.

FAQ zum Rechnung Schreiben

Ist auch eine per Mail verschickte Rechnung gültig?

Die Pflichtangaben für eine korrekte Rechnung sind bei digitalen Rechnungen oder Rechnungen in Papierform gleich. Bei der elektronischen Rechnungsübermittlung müssen laut Umsatzsteuergesetz die Echtheit der Herkunft der Rechnung sowie deren unversehrter Inhalt sichergestellt sein. Demnach muss die Rechnung dem Rechnungssteller eindeutig zuzuweisen sein. Zum elektronischen Versenden eignen sich PDF-Anhänge, der Download auf einer Website oder der Datenaustausch per EDI. Für elektronisch verschickte und „analoge“ Rechnungen gilt die gleiche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Mit der Invoicing-Technologie von collectAI digitalisieren Sie Ihren Rechnungsprozess. Moderne Technologie unterstützt so Ihre Debitorenbuchhaltung.

Was tun, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Sobald der Rechnungsempfänger eine Rechnung erhalten hat, gibt es eine offene Forderung. Als Debitor muss er die Rechnung innerhalb der vorgegebenen Frist überweisen, um ein Mahnverfahren zu vermeiden. Werden Rechnungen nicht bezahlt, können Unternehmen im Rahmen des Forderungsmanagements zunächst Zahlungserinnerungen und danach Mahnungen versenden. Nach mehreren Mahnungen kann ein Inkasso erfolgen. collectAI empfiehlt die Definition einer digitalen Kommunikationsstrategie für die Zahlungserinnerung und den Mahnprozess. Eine personalisierte Ansprache und automatisierte Zahlungserinnerungen auf Basis der smarten Software Plattform von collectAI passt zum digitalen Konsumverhalten Ihres Kunden.

Benötige ich beim Rechnungsschreiben eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummern müssen nicht zwingend fortlaufend sein. Wichtig ist jedoch, dass die Rechnung eine einmalige und eindeutige Nummer erhält. Denn die Rechnung muss eindeutig einem spezifischen Vorgang zugeordnet werden können. Um die Buchhaltung zu vereinfachen, bieten sich jedoch Rechnungen mit fortlaufender Nummerierung an.

Muss meine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung stehen?

Grundsätzlich sollte die eigene Steuernummer (bei Kleinunternehmern) bzw. die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung vermerkt sein. Übrigens: Wer Lieferungen und Leistungen ins Europäische Ausland exportiert, muss keine Umsatzsteuer ausweisen. Aber auf der Rechnung muss zusätzlich die Umsatzsteuer-ID des Empfängers angegeben werden. Im Zuge bei  Reverse Charge Verfahrens wird die Steuerschuldnerschaft gegenüber dem Finanzamt auf das Unternehmen übertragen, das die Waren oder Leistungen in Empfang nimmt.

Soll ich fürs Rechnung Schreiben ein Muster nutzen oder nicht?

Ob Sie ein Muster für die Rechnungserstellung verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Es lohnt sich aber in der Regel nicht, kostenlose Rechnungsvorlagen aus dem Internet herunterzuladen. Denn meist müssen Sie für diese Muster mit Ihren Daten bezahlen. Außerdem ist nicht sichergestellt, dass die Mustervorlagen überhaupt rechtskonform sind.

Kann ich auch online eine Rechnung schreiben?

Mit der entsprechenden Software können Sie Rechnungen online schreiben. Wichtig ist, dass der Anbieter seriös ist und die gestellten Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es empfiehlt sich, beim Online-Rechnungsprogrammen auf Anbieter zu setzen, deren webbasierte Dienste auf Servern in Deutschland laufen. Dadurch ist der Datenschutz höher.

Gibt es ein Programm zum Rechnungen Schreiben kostenlos?

Es gibt verschiedene vermeintlich kostenlose Rechnungsprogramme. Allerdings muss dabei immer geprüft werden, um welchen Anbieter es sich handelt. Wenn zum Beispiel Rechnungen online in der Cloud gespeichert werden, ist der Datenschutz sehr wichtig. Bei Anbietern außerhalb der EU werden die Daten zum Beispiel nicht auf Servern in Deutschland gespeichert.

Lohnt es sich, beim Rechnung Schreiben einen Steuerberater zu kontaktieren?

Für Kleinunternehmer, die nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, ist es vermutlich nicht notwendig, extra einen Steuerberater aufzusuchen. Doch spätestens mit Eintreten der Umsatzsteuerpflicht kann es sinnvoll sein, die Beratung durch ein Steuerbüro in Anspruch zu nehmen. So vermeiden Unternehmen, dass sie zum Beispiel bei fehlender Angabe von Umsatzsteuer hohe Umsatzsteuernachzahlungen haben. Diese können die Liquidität und somit die Wirtschaftskraft von Unternehmen deutlich beeinträchtigen. Wenn Sie auf modernes Forderungsmanagement mit collectAI setzen, profitieren Sie davon, dass unsere digitale und automatisierte Software-Plattform Rechnungen im Look und Feel Ihrer Marke ausstellt.

Benötige ich fürs Rechnung Schreiben ein Gewerbe?

Sie müssen nicht zwingend ein Gewerbe angemeldet haben, um eine Rechnung zu schreiben. So können Sie zum Beispiel auch als Privatperson oder Freiberufler ohne Gewerbe Rechnungen schreiben. Freiberufler können ohne Gewerbeschein arbeiten, weil sie zum Beispiel Ärzte oder Therapeuten, Autoren oder Journalisten sind. Sie benötigen kein Gewerbe für die Rechnungserstellung. Doch auch ohne Gewerbe muss die Rechnung den Mindestanforderungen genügen. Als Privatperson dürfen Sie zum Beispiel bei einem Verkauf auf Ebay oder einem privaten Autoverkauf eine Rechnung schreiben. Allerdings sollten Sie darauf den Hinweis „Privatverkauf“ platzieren. So vermeiden Sie, dass Sie vom Finanzamt als gewerblicher Verkäufer identifiziert werden und Steuern für Ihre Einnahmen bezahlen müssen. Vorsichtig sollten Sie außerdem auch sein, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, aber einen Privatverkauf mit Rechnung durchführen. Denn eventuell müssen Sie dann eine Rechnung mit Umsatzsteuer stellen. In diesem Fall lohnt es sich, vorher bei einem Steuerberater um Rat zu fragen.

Kann eine Rechnung im Voraus gestellt werden?

Es ist möglich eine sogenannte „Vorausrechnung“ zu stellen, ohne dass die Ware bereits geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Allerdings sollte die Erbringung bzw. Lieferung zeitnah erfolgen. Die smarte collectAI Technologie automatisiert die Ausstellung einer digitalen Vorausrechnung, einer Anzahlung  oder eine Rechnung über eine Teilzahlung.

Kleinunternehmerrechnung und Kleinbetragsrechnung

Wer als Unternehmen pro Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet, gilt steuerrechtlich als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie können ihre Rechnungen auch ohne die Angabe von Umsatzsteuer schreiben. Der Rechnungsbetrag ist demnach immer netto. Auf der Rechnung muss darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine Kleinunternehmerrechnung handelt. Ein Beispiel: „Als Kleinunternehmer nach Paragraph 19 des UstG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese nicht in der Rechnung aus.“

Bei einer sogenannten „Kleinbetragsrechnung“ handelt es sich um einen Rechnungsbetrag, der inklusive Umsatzsteuer 250 Euro nicht überschreitet. Eine Kleinbetragsrechnung muss zum Beispiel den Umsatzsteueranteil nicht getrennt ausweisen und auch keinen Leistungszeitraum enthalten. Durch die Regelung zur Kleinbetragsrechnung soll die Bürokratie für kleinere Rechnungsbeträge erleichtert werden. Allerdings müssen Anwender darauf achten, dass die Regelung zum Beispiel nicht beim internationalen Versandhandel gültig ist.

Wie Sie collectAI beim Rechnungen Schreiben unterstützt

collectAI bietet smartes und modernes Forderungsmanagement. Wir sorgen dafür, dass Ihr Rechnungswesen digital und effizient abläuft. In diesem Zusammenhang übernimmt collectAI auch das Mahnwesen für Sie. Damit Zahlungserinnerungen und Mahnungen überhaupt eine einwandfreie rechtliche Grundlage haben, müssen Ihre Rechnungen korrekt ausgestellt sein. Wir unterstützen Sie beim Rechnungen Schreiben indem unsere Software-Plattform dies automatisiert übernimmt. Auf diese Weise erhalten Sie mit collectAI nicht nur nachhaltige Unterstützung bei Ihrem gesamten Forderungsmanagement, sondern auch bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, egal ob  B2C- oder B2B-Kunden.

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