Was ist Fakturierung?

Der Begriff Fakturierung ist im allgemeinen Sinn eine kaufmännische Bezeichnung für die Rechnungsstellung. Sie erfolgt, nachdem ein Kunde Ware erhalten hat oder eine Leistung erbracht wurde.

Doch im Rechnungswesen geht die Fakturierung weit über die Rechnungsstellung hinaus, denn sie umfasst auch die Buchung des Vorgangs auf ein Konto sowie alle mit der Rechnungsstellung verbundenen Arbeiten wie das Verbuchen von Gutschriften oder Rabatten.

Gemeinsam mit der Debitorenbuchhaltung, dem Mahnwesen und dem Inkasso ist die Fakturierung Teil des Forderungsmanagements.

Wortherkunft Fakturierung

Die Bezeichnung „Fakturierung“ hat ihren Ursprung im lateinischen „factura“ (deutsch: Rechnung). Ganz in diesem ursprünglichen Sinn wird Fakturierung in Österreich mit „Rechnungslegung“ gleichgesetzt. Allerdings umfasst die Rechnungslegung in Österreich wiederum Buchführung und Jahresabschluss. 

Korrekte Rechnungen als Teil der Fakturierung

Damit eine Rechnung gebucht werden kann und daraus eine valide Forderung gegenüber einem Debitor entsteht, müssen beim Fakturieren einige Aspekte beachtet werden.

  • korrekte Rechnungen: Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtelemente enthalten, damit sie steuerlich und rechtlich gültig ist. Demnach sind folgende Angaben wichtig: vollständiger Name/vollständige Anschrift von Leistungsempfänger und Leistungserbringer, eine Rechnungsnummer, Leistungsumfang, Leistungszeitraum/Leistungszeitpunkt, Rechnungssumme, ausgewiesene Umsatzsteuer, Steuernummer des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum. Rechnungen können digital oder in Papierform erstellt werden. Dabei gelten jeweils die gleichen formalen inhaltlichen Anforderungen.
  • korrekte Buchhaltung: Um die Einkünfte beim Jahresabschluss zu ermitteln, müssen Rechnungen beim Fakturieren auf das richtige Konto gebucht werden. Ebenso müssen Rabatte oder Gutschriften exakt verrechnet werden.

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Gesetzlicher Rahmen für das Fakturieren

Den gesetzlichen Rahmen für die Fakturierung bilden Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz. So ist es zum Beispiel erforderlich, dass auf jeder Rechnung die fällige Steuer aufgeführt wird.

Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, müssen bei der Fakturierung Angaben zum Sitz der Gesellschaft, dem Registergericht sowie der Handelsregisternummer gemacht werden. Rechtlich stehen Rechnungen in diesem Zusammenhang mit Geschäftsbriefen gleich.

Externes Fakturieren durch Dritte

Beim Fakturieren müssen gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Um diese Vorgaben zu erfüllen, müssen Unternehmen im Forderungsmanagement umfangreiches Knowhow mitbringen, um alle Buchungsvorgänge bis hin zur Mahnung und der Debitorenbuchhaltung korrekt durchführen zu können.

Dieses Knowhow erfordert ausgebildetes Personal und entsprechende Personalkapazitäten. Damit verbunden sind in der Regel hohe Zusatzkosten für Firmen.

Aus diesem Grund kann die Auslagerung an externe Dienstleister schon beim Fakturieren sinnvoll sein. Denn Unternehmen können sich dabei auf hohe Professionalität verlassen und sparen zugleich Weiterbildungskosten der eigenen Mitarbeiter.

Digital fakturieren - Vorteile für Unternehmen

Im Zuge des digitalen Wandels setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Fakturierung. Im Vergleich zur Papierform haben digitale Rechnungsstellung und Buchung viele Vorteile.

Zunächst senken Unternehmen die Bearbeitungszeit und verkürzen auf diese Weise ihre Fakturierungszyklen deutlich. Durch die Reduktion des Arbeitsaufwands sinken Prozess- und Personalkosten. Denn beim digitalen Fakturieren sparen Firmen u.a. Porto- und Papier- sowie Druckkosten.

Insgesamt profitiert das gesamte Forderungsmanagement von digitalisierten und automatisierten Fakturierungsprozessen, denn Rechnungen werden  schneller gestellt, erreichen den Empfänger früher, sodass dieser die offenen Forderungen noch schneller begleichen kann.

Die Verrechnung von Gutschriften oder Rabatten ist digital ebenfalls einfacher, da diese Prozesse vollautomatisiert erfolgen.

Fakturierung mit collectAI - mehr als nur Rechnungsstellung

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