Aktive Rechnungsabgrenzung und Forderungsmanagement – mit digitalen Tools die Finanzabteilung modernisieren

Die Digitalisierung beeinflusst Finanzabteilungen stark. Denn: Neue Technologien rufen zwei signifikante Änderungen hervor: Moderne Software automatisiert traditionelle Aufgaben wie das Forderungsmanagement oder die aktive und passive Rechnungsabgrenzung und liefert eine Fülle an Daten die tiefere Einblicke in Unternehmensprozesse geben.

Für digitales Forderungsmanagement steht die KI-basierte Software-Plattform von collectAI bereit. Die Automatisierung wird darüber hinaus die aktive Rechnungsabgrenzung reformieren, die im Jahresabschluss die Buchhaltung immer wieder vor neue Herausforderungen stellt. Denn sowohl passive als auch aktive Rechnungsabgrenzungsposten müssen gemäß den Anforderungen des Handelsrechts korrekt bilanziert werden.

Welche Posten sind von der Rechnungsabgrenzung betroffen?

In Unternehmen gibt es viele Positionen in der Bilanz, auf welche die Rechnungsabgrenzung angewandt werden kann. Hier zwei Beispiele:

  • Vorauszahlungen von Mieten: Wenn Betriebe die Miete für Fahrzeuge, Maschinen oder Räumlichkeiten bereits im Voraus überweisen, handelt es sich dabei um Kosten, auf welche die Rechnungsabgrenzung angewandt wird.
  • Offene Rechnungen: Wenn Firmen zum Beispiel Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen gestellt haben, die im Voraus abgebucht werden, müssen diese Einkünfte bei der aktiven Rechnungsabgrenzung berücksichtigt werden.

Die Rechnungsabgrenzung aktiv oder passiv arbeitet im Gegensatz zur Rückstellung immer mit konkreten Zahlen und nicht mit Schätzungen, weil die konkreten Werte in Form von Forderungen oder Verbindlichkeiten bereits bekannt sind.

Wofür braucht man eine Rechnungsabgrenzung?

Die Rechnungsabgrenzung ist ein wichtiger Bestandteil in der Bilanz für den Jahresabschluss. Denn laut Handelsgesetzbuch muss eine periodengerechte Abgrenzung erfolgen. Was bedeutet das konkret? Alle Erträge und Ausgaben müssen innerhalb des für die Jahresbilanz zugrunde liegenden Zeitraums so bilanziert werden, dass die Bilanz die Vermögens- bzw. Ertragslage des Unternehmens exakt wiedergibt.

Der Rechnungsabgrenzungsposten soll demnach ermöglichen, dass alle Ausgaben vor dem Bilanzstichtag mit Wirkung über den Bilanzstichtag hinaus der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnet werden können. Darüber hinaus müssen alle Erträge, die vor dem Bilanzstichtag anfallen, aber in dieser Zeit nicht als Einnahme zu verbuchen sind, ebenfalls in die Rechnungsabgrenzung einbezogen werden. Dabei spielen der Zeitpunkt der Zahlung sowie das Rechnungsdatum keine Rolle.
Nach dem Handelsgesetzbuch sind Betriebe dazu verpflichtet, einen Rechnungsabgrenzungsposten am Ende des Jahresabschlusses zu bilden, sobald die Voraussetzungen dazu gegeben sind.

Unterschieden werden in der Finanzbuchhaltung passive und aktive Rechnungsabgrenzungsposten. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten beziehen sich auf Ausgaben, die vor dem Bilanzstichtag ausgeführt worden sind, die aber noch keine Aufwendungen ergeben haben. Passive Rechnungsabgrenzungsposten hingegen sind meist Einnahmen von im Voraus bezahlten Rechnungen, deren Leistung aber nach dem Bilanzstichtag erfolgt.

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Sinn und Zweck der aktiven Rechnungsabgrenzung (aRAP)

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung werden Buchungen periodengerecht bilanziert. Damit erfüllen Firmen zunächst die Anforderungen des Handelsrechts. Aber darüber hinaus ist die aktive Rechnungsabgrenzung wichtig, denn auf dieser Basis erhalten Betriebe einen realitätsnahen Überblick über ihre Finanzen.

Darüber hinaus können Unternehmen durch die aktive Rechnungsabgrenzung ihre Steuern korrekt ermitteln und abführen. Vermeidbare Nachzahlungen lassen sich dadurch verhindern. Letztlich bietet die aktive Rechnungsabgrenzung noch einen weiteren Vorteil, denn Investoren können so abschätzen, mit welchen Einnahmen Betriebe über den Bilanzstichtag hinaus rechnen können. Selbstverständlich spielen dabei auch die passiven Rechnungsabgrenzungsposten eine wichtige Rolle, denn sie drücken aus, welche Forderungen gegenüber der Gesellschaft noch bestehen.

Vorteile der Digitalisierung bei der aktiven Rechnungsabgrenzung

Die aktive Rechnungsabgrenzung erfordert von der Buchhaltung einen guten Überblick und Struktur. Je größer der Konzern ist und je mehr eigene Verträge verwaltet und Kundenrechnungen gebucht werden, desto größer ist auch der Aufwand, um Rechnungsabgrenzungsposten für den Jahresabschluss korrekt zu buchen.

Die digitale Transformation bietet gerade in diesem Bereich großes Potential. Denn durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung können offene Positionen einfacher bilanziert werden. Je mehr Bereiche digitalisiert werden, desto schneller und effizienter lässt sich die Jahresbilanz erstellen. Dies gilt zum Beispiel für die Digitalisierung der Rechnungserstellung. In vielen Unternehmen spielt die Papierrechnung immer noch eine zentrale Rolle. So werden Rechnungen zum Beispiel ausgedruckt, erfasst und oftmals anschließend wieder digitalisiert. Diese einzelnen Arbeitsschritte kosten sehr viel Zeit und verursachen damit hohe Personalkosten.

Finanzbuchhaltung 4.0: durch Digitale Rechnungen Zeit und Kosten sparen

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Das Ergebnis: Im Durchschnitt hat collectAI bei ihren Geschäftskunden bisher eine Kostenersparnis von 41 Prozent erreicht, bei einem Partner aus dem Bankwesen sogar 88,6 Prozent.

Ein weiteres Plus von digitalen Systemen: Durch die kontinuierliche digitale Erfassung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten lassen sich mit wenigen Handgriffen Reports zur finanziellen Lage des Unternehmens erstellen. Somit sind Sie auch über den Jahresabschluss hinaus immer über Ihre Finanzstärke informiert.