Zahlungsausfälle und ausstehende Forderungen bedeuten für Unternehmen finanzielle Einbußen und einen hohen Verwaltungsaufwand, durch welchen weitere Kosten entstehen. Inkasso ist deshalb für die meisten Firmen die letzte Möglichkeit, um Außenstände einzufordern und fällige Forderungen treuhänderisch einziehen zu lassen. Allerdings hängt der Erfolg von Inkassomaßnahmen von vielen verschiedenen Faktoren ab. Außerdem ist ein Inkassoservice ebenfalls mit Zusatzkosten verbunden. Wir zeigen Ihnen, warum collectAI kein Inkassoportal ist und wie Sie klassisches Inkasso mit einem guten Mahnwesen optimierten.

Definition Inkasso
Das Inkasso beschreibt den Einzug fälliger und unbestrittener Forderungen. Die Forderungen können sowohl fremd als auch abgetreten sein. Es tritt in zwei Formen auf: In Form des Forderungskaufs oder in Form eines Treuhand-Inkassos. Beim Treuhand-Inkasso bleibt das wirtschaftliche Eigentum der Forderung beim ursprünglichen Gläubiger.

Was bedeutet Inkasso für Unternehmen?

Die gewöhnliche Abwicklung eines Geschäfts zwischen zwei Partnern läuft so ab, dass der Empfänger der Ware oder Nutzer einer Dienstleistung eine Rechnung erhält. In dieser Rechnung ist eine Zahlungsfrist angegeben. Zahlt der Kunde innerhalb dieser Frist nicht, wird das Mahnverfahren eingeleitet. In der Praxis kommt es jedoch vor, dass Kunden ihre Rechnungen auch nach mehrfacher Mahnung nicht begleichen. Häufen sich diese Ausstände, kann das wiederum zu Liquiditätsengpässen bei Unternehmen führen. Um das zu vermeiden, setzen Firmen im äußersten Fall auf Inkasso.

Dienstleister mit Inkassoservice werden dann für das Beitreiben von fälligen Forderungen beauftragt. Die Forderungen müssen dann vom ursprünglichen Gläubiger nicht mehr bearbeitet werden.

Inkassoservice: Die Vorteile für Unternehmen

Als Unternehmen möchten Sie mit einem Inkassoservice folgendes erreichen:

  • Verringerung der Ausfallquote: Ohne aktive Aufforderung zum Begleichen offener Rechnungen ist die Gefahr hoch, dass es zu einem Zahlungsausfall kommt. Da ein Inkassoservice zum Bezahlen offener Rechnungen auffordert, sinkt die Rate mit Zahlungsausfällen.
  • Geringerer Verwaltungsaufwand: Ihre Buchhaltung ist bereits mit Abrechnungen und Zahlläufen sowie dem Liquiditätsmanagement beschäftigt. Indem das Mahnwesen von einem professionellen Dienstleister übernommen wird, verringert sich der Verwaltungsaufwand in Ihrem Unternehmen.
  • Überschaubare Kosten: Die Abrechnung von Inkassodienstleistungen ist klar skalierbar. Abhängig von der Erfolgsquote des Mahnverfahrens können Sie mit fixen Kosten kalkulieren.
  • Kosteneinsparung: Indem Sie das Mahnwesen und das Inkasso an einen Dienstleister übertragen, sparen Sie Personalkosten ein.
  • Erhöhung der Liquidität: Ein Inkassoservice fordert dazu auf, offene Rechnungen zu bezahlen. Somit steigt Ihre Liquidität und Sie können neue Investitionen tätigen oder eigene an Sie gestellte Forderungen schneller begleichen.

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3 Gründe für den Einsatz eines Inkassoportals

Modernes Inkassomanagement geht weit über das Eintreiben offener Forderungen hinaus. Diese Argumente sprechen für zeitgemäße Inkassolösungen:

  1. Rechtssicherheit: Ein Inkassoportal ist ein professioneller Dienstleister. Als solcher berücksichtigt ein Inkassoservice alle gültigen rechtlichen Vorschriften beim Inkasso. Auch aktuelle gesetzliche Änderungen fließen in die Arbeit ein. Als Kunde haben Unternehmen somit Rechtssicherheit und wissen, dass die von ihnen gebuchte Dienstleistung geltenden Regelungen entspricht.
  2. Höhere Erfolgsquote: Intelligentes und zeitgemäßes Inkassomanagement versteht es, Kundenbindung, Intention des Auftraggeber und zielgruppenspezifische Kundenansprache miteinander zu vereinen. Es hilft nur wenig, auf das Begleichen einer Rechnung zu pochen, wenn die individuellen Voraussetzungen des Schuldners nicht berücksichtigt werden.
  3. Automatisierte Abläufe: Modernes Inkasso kann in hohem Grade automatisiert und ohne zusätzliche Eingriffe durch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erfolgen. Dadurch sparen Unternehmen Zeit, und auch Zahlungsabläufe können deutlich verkürzt werden.
Inkasso vs. Factoring

Im Alltag werden die Begriffe „Factoring“ und „Inkasso“ häufig gleichgesetzt. Allerdings gibt es zwischen beiden Begriffen deutliche Unterschiede.

Während sich Inkasso überwiegend um fällig gewordene und noch nicht bezahlte Rechnungen kümmert und somit ein Teil des Mahnwesens ist, gehört Factoring eher zum Segment der Unternehmensfinanzierung.

Denn beim Factoring verkaufen Unternehmen ihre Forderungen direkt an einen Dienstleister. Dafür erhalten sie nach Abzug einer Gebühr sofort einen fest vereinbarten Kaufpreis. Sie sind dann aber nicht mehr Inhaber der Forderung. Beim Inkasso bleiben Unternehmen hingegen der Hauptgläubiger. Der Inkassoservice sorgt lediglich dafür, dass der Kunde seine Rechnung begleicht.

Inkassoservice erst nach dem digitalen Mahnwesen von collectAI

Die Ziele, die Unternehmen bisher im Inkasso verfolgten, können Sie mit der collectAI Software bereits viel früher realisieren – im Mahnwesen. Hierzu zählen automatische Abläufe und geringerer Verwaltungsaufwand, höhere Erfolgsquoten und Liquidität sowie Rechtssicherheit und geringere Kosten.

Eine umfassende Strategie im Forderungsmanagement sollte daher weit vor dem Inkassoservice beginnen, idealerweise bereits ab der E-Rechnung und dem Mahnwesen. Bei collectAI kommt ein Inkassoportal erst zum Einsatz, wenn Kunden trotz freundlicher Erinnerung per smartem Mahnwesen ihre Rechnung nicht beglichen haben. Durch die KI-basierte Software und die komfortablen Bezahlservices zahlen Ihre Kunden gerne und Sie haben weniger Inkasso-Fälle. Egal ob Sie säumige Kunden über digitale Kanäle oder den klassischen Brief ansprechen: Enthaltene Payment – Links führen auf eine Landing-Page im Look und Feel Ihrer Marke und ermöglichen Ihrem Kunden komfortables Bezahlen und eine Verlängerung des Markenerlebnisses. Schon allein durch diese Maßnahmen erreichen wir, dass Sie den Inkassoservice nur benötigen, wenn Ihr Kunde auf keiner Ihrer Kommunikationsversuche im Mahnwesen reagiert. So reduzieren Sie Ihren Aufwand im Inkassomanagement.

So behebt collectAI ein Manko, das vielen Inkassoservices anlastet. Denn eine wenig kundenorientierte Ansprache beeinflusst die Zahlungsbereitschaft negativ. Im schlimmsten Fall wird die Kundenbindung durch Inkasso beeinträchtigt. Mit collectAI erhalten Sie Ihren Kundenstamm und kommunizieren nicht über einen Inkassoservice.

Durch die KI-basierte Software-Plattform von collectAI setzen Sie auf ein selbstlernendes System, das mit jedem neuen Mahnverfahren dazulernt und seine Abläufe optimiert. Auf diese Weise profitieren Sie jederzeit von einem System, das auf dem neuesten Leistungsstand ist und immer besser wird. Gleichzeitig können Sie mit collectAI von der Rechnungsstellung bis zum Inkasso alle Abläufe automatisieren. So sparen Sie Zeit und Kosten.

Ihr Inkassomanagement können Sie mit dem smarten Mahnprozess von collectAI optimieren. Jetzt mehr Informationenanfordern und einen kostenlosen Test vereinbaren!

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