Mahnwesen – Ablauf und Bestandteile

Das Mahnwesen ist fester Bestandteil des Forderungsmanagements in Unternehmen. Mit konsequenten und durchdachten Mahnstufen, passender Tonalität sowie auf die Zielgruppe ausgerichteten Kommunikationskanälen werden Zahlungsausfälle nachhaltig verringert. Hier erfahren Sie alles zum Mahnwesen-Ablauf und zu den Anforderungen an modernes Debitorenmanagement.

Was bedeutet Mahnwesen überhaupt?

Das Mahnwesen gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und ist dort dem Forderungsmanagement sowie dem Debitorenmanagement zugeordnet. Das Mahnwesen beschäftigt sich dabei mit offenen Forderungen von Debitoren, die in verschiedenen Stufen angemahnt werden. Ziel des Mahnwesens ist es, den säumigen Kunden zum Begleichen der offenen Forderungen zu bewegen.

Sehen Sie in einer Live Demo, wie wir Forderungen effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns!

Telefonisch während der Geschäftszeiten unter

+49 40 228 654 16

jederzeit per E-Mail

info@collect.ai

sowie über unser Kontaktformular

Zum Kontaktformular

Mahnwesen als wichtiger Teil des Forderungsmanagements

Im Rahmen des Forderungsmanagements werden Forderungen gegenüber Kunden oder Lieferanten gebucht und verwaltet. Das Forderungsmanagement prüft dabei, ob Rechnungen fristgemäß bezahlt werden. Besteht bei Kunden Verzug, tritt das Mahnwesen in Kraft. Es sieht in der Regel mehrere Mahnstufen vor, innerhalb derer säumige Kunden zum Bezahlen von offenen Rechnungen aufgefordert werden. Die Ansprache kann dabei auf verschiedenen Kanälen erfolgen, analog per Brief, digital per Mail oder SMS sowie per Telefonanruf.

Korrekte Rechnungen als Voraussetzung für ein korrektes Mahnwesen

Damit das Mahnwesen einsetzen kann, muss die Rechnungsstellung nach den gesetzlichen Vorgaben erfolgen. Denn ohne eine rechtlich einwandfreie Rechnung kann kein Verzug festgestellt werden. Dieser ist jedoch die Voraussetzung für das kaufmännische Mahnverfahren.

Eine korrekt ausgefertigte Rechnung muss folgende Elemente enthalten:

  • Anschrift und Name von Rechnungssteller und -empfänger
  • Steuer-ID bzw. Umsatzsteuer-ID
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Art und Menge der Leistung
  • Leistungszeitraum
  • Netto- und Bruttobetrag
  • Art der angewandten Steuer inkl. Steuersatz

Hier haben wir für Sie noch weitere Informationen über die Rechnungsstellung zusammengestellt.

Wer ist wann in Verzug?

Unabhängig von der in der Rechnung gestellten Zahlungsfrist gerät ein Rechnungsempfänger automatisch in Verzug, wenn er die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen bezahlt. Rechnungen für private Verbraucher benötigen einen Zusatz, damit diese Verzugsdefinition gültig ist.
Grundlage dafür liefert das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in Paragraph 286, Absatz 3:
„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.
Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.“

Typischer Ablauf im kaufmännischen Mahnverfahren

Das kaufmännische Mahnverfahren fällt von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Denn jede Mahnung, die über die erste Mahnung hinausgeht, ist von der Kulanz des Rechnungsstellers abhängig. Eine gesetzliche Verpflichtung zu einem mehrstufigen Mahnwesen-Ablauf gibt es nicht.

Wann das Mahnwesen einsetzt, hängt von der Fälligkeit der gestellten Forderung ab und ob diese überschritten wurde. Wird kein Fälligkeitsdatum angegeben, ist eine Rechnung nach dem Gesetz immer sofort fällig. Üblich sind jedoch rund 14 Tage nach Rechnungsstellung, innerhalb derer eine offene Forderung bezahlt werden sollte. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Zahlung, beginnt das Mahnwesen. Spätestens aber nach 30 Tagen nach Rechnungsstellung beginnt der Verzug.

Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland setzt auf ein dreistufiges Mahnsystem im kaufmännischen Mahnwesen. Ab welcher Mahnstufe für den erhöhten Materialaufwand eine Mahngebühr erhoben wird, kommt auf die Kommunikationsstrategie der Unternehmen an.

Wichtig: Das kaufmännische Mahnverfahren ist nicht zu verwechseln mit dem gerichtlichen Mahnverfahren. Die kaufmännische Variante kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Für gerichtliche Mahnbescheide und -fristen gibt es einen festen Ablauf.

Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren als weitere Schritte im Mahnwesen

Ist das eigene Mahnwesen nicht erfolgreich, leiten Unternehmen weitere Schritte ein, um Kunden zum Begleichen der offenen Forderungen zu bewegen.

  • Inkasso: Wenn eine offene Forderung auch nach mehrfachen Mahnungen nicht beglichen wurde, können Unternehmen Inkasso betreiben. Zu diesem Zweck werden spezialisierte Dienstleister mit dem Forderungsmanagement betraut. Dieser Dienstleister kann dafür entweder die offenen Forderungen komplett übernehmen oder im Auftrag des Rechnungsstellers die Forderungen eintreiben. Dabei übernimmt der Inkassodienstleister die komplette Kommunikation mit dem Debitor. Werden Rechnungen weiterhin nicht bezahlt, kann auch ein Inkassounternehmen den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens beschreiten.
  • gerichtliches Mahnverfahren: Das gerichtliche Mahnverfahren ist die letzte mögliche Stufe des Mahnwesens. Sein Ablauf ist standardisiert. Zunächst wird ein gerichtlicher Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt. Das Gericht kontaktiert den säumigen Kunden daraufhin und setzt eine neue Zahlungsfrist. Gleichzeitig werden Mahngebühren im Bescheid erhoben, die für die Gerichtskosten entstehen. Die Gebühren richten sich nach dem Streitwert, also der Höhe der offenen Forderung. Die Zahlungsfrist im gerichtlichen Mahnbescheid liegt bei 14 Tagen. Wird die offene Forderung auch innerhalb dieser Frist nicht beglichen, kann vom Gläubiger ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. In diesem Fall wird die offene Forderung mit Hilfe des Gerichtsvollziehers eingezogen. Gegen den gerichtlichen Mahnbescheid kann ein Debitor Widerspruch einlegen. Dann kommt es zu einer Gerichtsverhandlung, in welcher über den Bescheid entschieden wird.

Da es sich beim gerichtlichen Mahnverfahren um ein vereinfachtes zivilrechtliches Verfahren handelt, ist für den Mahnbescheid keine Gerichtsverhandlung notwendig. Der Bescheid muss lediglich allen formalen Anforderungen entsprechen und auf einer gültigen Forderung beruhen, mit welcher der Schuldner in Verzug ist. Anwaltliche Unterstützung wird für einen gerichtlichen Mahnbescheid nicht benötigt. Die Beantragung erfolgt in der Regel über ein Online-Portal.

Verzugsschaden als Teil des Mahnwesens

Tritt bei einer offenen Rechnung Verzug ein, haben Unternehmen das Recht, einen Verzugsschaden geltend zu machen. Zum einen dürfen für weitere Mahnungen Mahngebühren erhoben werden. Die Höhe der Mahngebühren kann frei festgelegt werden, sie darf aber die Höhe der offenen Forderung nicht überschreiten. Zum anderen dürfen Kreditoren Verzugszinsen geltend machen. Der Zinssatz richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Bei Geschäftskunden dürfen bis zu neun Prozent Verzugszinsen erhoben werden. Bei Privatkunden darf der Zinssatz bis zu fünf Prozent betragen.

Die Zinssätze beziehen sich auf einen Jahreszinssatz. Somit muss der erhobene Verzugszins taggenau auf die offene Forderung umgerechnet werden.

Ein Beispiel:

Ein Debitor schuldet einem Unternehmen eine offene Rechnung von 1.000 Euro. Er hat die Fälligkeit der Rechnung um 20 Tage überschritten und ist somit 20 Tage in Verzug. Der Kreditor darf nun Verzugszinsen in Rechnung stellen.
Da der Debitor ein B2B-Kunde ist, beträgt der Zinssatz neun Prozent pro Jahr. Neun Prozent pro Jahr wären demnach 90 Euro. Diese werden nun durch 365 geteilt und mit 20 multipliziert:

90 EUR/365 * 20 = ca. 4,9 EUR
Die Verzugszinsen würden in diesem Fall rund 4,90 EUR betragen.

Mahnpauschale – nur bei Geschäftskunden möglich

Infobox: Mahnpauschale – nur bei Geschäftskunden möglich
Im Mahnverfahren mit Geschäftskunden dürfen Unternehmen neben einem höheren Verzugszinssatz eine sogenannte „Mahnpauschale“ erheben. Diese kann 40 Euro betragen oder bei nachweislich höherem Aufwand auch höher ausfallen.

Übersicht: Beispielhafter Mahnwesen Ablauf

Der Ablauf im Mahnwesen ist mehrstufig und individuell. Jede weitere Mahnstufe nach der ersten Mahnung ist freiwillig und basiert auf der Kulanz der Rechnungssteller. collectAI empfiehlt das Mahnverfahren unternehmensspezifisch zu gestalten. Je nach individueller Strategie des Unternehmens in der Kundenkommunikation, den jeweiligen Mahnzielen sowie die Spezifika der Kundengruppen sollte der Ablauf des Mahnwesens unterschiedlich gestaltet sein.

Ein beispielhafter Prozess:

  1. Rechnungsstellung: Zuerst wird eine Rechnung für eine erhaltene Leistung gestellt. In der Rechnung ist ein Zahlungsziel enthalten. Rechnungen können mit dem Erhalt der Rechnung oder bis zu 60 Tage nach Rechnungsstellung fällig werden.
  2. Verzug: Wird die Rechnung nicht bis zum angegebenen Termin gezahlt, gerät der Debitor in Verzug. Die Forderung kann theoretisch durch gerichtliches Mahnverfahren geltend gemacht werden.
  3. Zahlungserinnerung: Viele Kunden vergessen schlicht ihre Rechnung zu bezahlen. Aus der Erfahrung von collectAI bewirkt eine freundliche Erinnerung bereits vor Fälligkeit eine deutliche Erhöhung der Zahlungsbereitschaft. Nach Fälligkeit nutzen viele Unternehmen anstelle des gerichtlichen Mahnverfahrens eine (erste) Zahlungserinnerung nach ca. zwei Wochen fälliger Rechnung. In der Erinnerung ist ein neues Zahlungsziel enthalten.
  4. Mahnprozess: Wurde die Rechnung bis dahin nicht bezahlt, wird in der ersten Mahnung auf die Fälligkeit hingewiesen. Die erste Mahnung kann bereits einen Hinweis auf weitere mögliche Kosten des Mahnverfahrens enthalten. Wann die erste und alle weiteren Mahnungen verschickt werden ist idealerweise in der Mahnstrategie eines Unternehmens definiert.
  5. gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso: War das Mahnwesen bis dahin nicht erfolgreich, können Unternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder ein Inkasso-Unternehmen beauftragen.

Externes Mahnwesen – wie funktioniert das?

Firmen können ihr Mahnwesen an einen externen Dienstleister übertragen. In diesem Fall erhält das beauftragte Unternehmen die entsprechenden Vollmachten, um Mahnungen an Kunden zu senden oder sogar in einem weiteren Schritt das Inkasso durchzuführen. collectAI unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Mahnwesens als seriöser, zuverlässiger und effizienter Dienstleister.

Der Vorteil des externen Mahnwesens für Unternehmen besteht in der Einsparung von Ressourcen. So konzentriert sich die Finanzabteilung dann auf steuernde Aufgaben, während collectAI beispielsweise das Erstellen, Verwalten und den Versand von Mahnungen übernimmt.

Digitales Mahnwesen – Vorteile für Unternehmen

Lange Zeit war das Mahnwesen mit viel Schriftverkehr verbunden. Die Buchhaltung von Unternehmen musste Mahnungen aus Papier versenden und hatte Auslagen für Porto. Gleichzeitig erhöhte sich der Aufwand, um diese Kommunikation effizient zu verwalten. Darüber hinaus gab es neben dem Postweg keinen weiteren Weg, um Debitoren zu erreichen.

Durch die Digitalisierung hat sich auch das Mahnwesen vereinfacht. Der Ablauf ist ähnlich, doch mit collectAI haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, Ihre offenen Forderungen auf vielfältige Weise anzumahnen. Unsere selbstlernende KI optimiert sich kontinuierlich, sodass Ihre Kunden auf dem Kanal angesprochen werden, der am meisten Erfolg verspricht. Außerdem kann der Ansprachezeitpunkt individuell an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden. Alle offenen Forderungen lassen sich mit dem smarten, digitalen Forderungsmanagement von collectAI perfekt verwalten und kontrollieren. Sollen wir Ihnen Ihre Vorteile mit dem digitalen Mahnwesen von collectAI für Ihr Unternehmen zeigen? Dann vereinbaren Sie doch gleich heute eine unverbindliche Produktdemonstration!

Sehen Sie in einer Live Demo, wie wir Forderungen effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns!

Telefonisch während der Geschäftszeiten unter

+49 40 228 654 16

jederzeit per E-Mail

info@collect.ai

sowie über unser Kontaktformular

Zum Kontaktformular