Mahnung schreiben – darauf kommt es an

Wenn offene Forderungen nicht bezahlt werden, starten Unternehmen im Rahmen ihres Forderungsmanagement das Mahnverfahren. Doch worauf müssen Firmen achten, wenn sie eine Mahnung schreiben, welche Vorschriften gibt es und welche Tipps sorgen für einen schnelleren Ausgleich offener Forderungen? Wir liefern Antworten!

Was ist eine Mahnung?

Bei einer Mahnung handelt es sich um einen Hinweis an säumige Debitoren, dass sie das Zahlungsziel nicht eingehalten haben und eine offene Rechnung besteht. Mahnungen sind Teil des außergerichtlichen Mahnverfahrens. Im Rahmen des Mahnwesens werden Kunden meist drei Mahnungen eingeräumt, bis ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.
Eine Voraussetzung zum Mahnungsschreiben ist Verzug. Erst wenn der Rechnungsempfänger im Zahlungsverzug ist, weil er die Zahlungsfrist überschritten hat, kann eine Mahnung erfolgen.

Mahnung und Zahlungsfrist

Theoretisch kann eine Mahnung bereits ab dem ersten Tag nach dem Erreichen der Zahlungsfrist verschickt werden. Jeder Kreditor ist jedoch frei darin, wann und ob er eine Mahnung versendet. Eine gesetzliche Pflicht zur Mahnung gibt es nicht.

Mahnung vs. Zahlungserinnerung: Worin besteht der Unterschied?

Im Grunde genommen unterscheidet sich der Zweck von Mahnung und Zahlungserinnerung nicht. Beide Schreiben sollen Kunden zum Zahlen ihrer Rechnungen animieren. Allerdings handelt es sich bei Zahlungserinnerungen meist um die Vorstufe einer Mahnung. In einer Zahlungserinnerung wird zum Beispiel das Wort „Mahnung“ nicht erwähnt. Vielmehr appelliert ein solches Schreiben freundlich an die Zahlungsmoral des Kunden oder erinnert an die Rechnung, die offensichtlich vergessen wurde.

Typischer Ablauf im Mahnwesen

Die Mahnung ist ein Teil des Forderungsmanagements und eingebunden in einen mehrstufigen Mahnprozess. Bezahlt ein Kunde nach mehrmaliger Mahnung seine Rechnungen nicht, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren oder Inkasso als letzter Schritt.

Ein gängiger Ablauf der unterschiedlichen Mahnstufen kann so erfolgen:

  1. Ein Kunde hat Ware bestellt oder eine Leistung in Anspruch genommen und erhält dafür eine Rechnung. Innerhalb der Rechnung wird eine Zahlungsfrist angegeben.
  2. Ist die Zahlungsfrist überschritten und noch kein Zahlungseingang erfolgt, versendet der Kreditor eine Zahlungserinnerung.
  3. Folgt immer noch keine Zahlung, wird die erste Mahnung verschickt.
  4. Ist die Rechnung nach der ersten Mahnung immer noch offen, werden die meisten Firmen eine zweite Mahnung schreiben.
  5. Je nach Mahnstrategie des Unternehmens kann mit der dritten Mahnung die Androhung rechtlicher Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug folgen.
  6. Sollte der Debitor weiterhin nicht bezahlen, kann schließlich das gerichtliche Mahnverfahren in die Wege geleitet werden, das bis zur Zwangsvollstreckung führen kann.

Wie hoch dürfen Mahngebühren ausfallen?

Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, für eine Mahnung Mahngebühren zu erheben. Diese Gebühren sollen den Aufwand für Porto und Papier kompensieren. Eine gesetzliche Vorgabe zur Höhe der Mahngebühren gibt es jedoch nicht.

Hinweis: Unabhängig von den Mahngebühren haben Unternehmen die Möglichkeit, Verzugszinsen zu erheben. Theoretisch können diese Zinsen ab dem ersten Tag nach Überschreiten der Zahlungsfrist erhoben werden. In der Praxis nutzen nur wenige Firmen diese Möglichkeit, um die Kundenbindung nicht zu gefährden.

Mahnungsschreiben: Muster und Tipps

Damit ein Mahnungsschreiben wirkungsvoll und gültig ist, sollten sich folgende Angaben darin wiederfinden:

  • Benennung des Zahlungsverzugs
  • Angabe eines neuen Zahlungsziels
  • Bezugnahme zur ursprünglichen Rechnung mit Angabe der Rechnungsnummer und dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum
  • Angabe des offenen Betrags
  • Hinweis auf „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“

Neben diesen Standardelementen empfiehlt collectAI die individuelle Mahn- und Kommunikationsstrategie des Unternehmens in die Gestaltung der Mahnung einzubeziehen und eine One-Voice Policy zu verfolgen. Zudem ist es wichtig, ob der Kunde erstmalig in Verzug oder ein wiederholter Nichtzahler ist. So sollte ein Unternehmen individuell definieren, wieviele Mahnungen ihr Prozess umfassen soll und in welcher Tonalität diese formuliert werden.

Forderungen trotz Mahnungen offen: gerichtliches Mahnverfahren

Haben Sie bereits mehrere Mahnungen geschrieben, bleibt meist nur noch das gerichtliche Mahnverfahren. Für den dazugehörigen Mahnbescheid müssen Unternehmen das Mahnverfahren beim zuständigen Amtsgericht beantragen. Der Antrag kann postalisch, vor Ort oder online erfolgen.

Wichtig: Beim gerichtlichen Mahnverfahren hat der säumige Kunde die Möglichkeit, zu widersprechen. Erfolgt ein Widerspruch, geht das Mahnverfahren meist vor Gericht. In diesem Fall können weitere Kosten für die anwaltliche Vertretung entstehen.

In der Praxis führt nur ein geringer Prozentsatz an ausstehenden Rechnungen zu einem gerichtlichen Mahnverfahren. Je besser das außergerichtliche Mahnwesen organisiert ist, desto erfolgreicher sind Unternehmen gegen Zahlungsausfall gewappnet. Nach Erfahrungen von collectAI erhöht eine Digitalisierung des Mahnprozess sowie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz die Zahlungsbereitschaft der Kunden deutlich, so dass die Beitreibungsquote signifikant steigt.

Theoretisch ist ein gerichtliches Mahnverfahren bereits nach der ersten Mahnung möglich. Allerdings empfiehlt collectAI dies nicht, denn ein solches Vorgehen ist im Hinblick auf die Kundenbeziehung eher nachteilig für Unternehmen.

Was tun, wenn der Kunde die Rechnung nie erhalten hat?

Sollte ein technischer Fehler dazu geführt haben, dass ein Debitor die angemahnte Rechnung nie erhalten hat, können Unternehmen ihm eine Zweitrechnung mit neuem Zahlungsziel ausstellen. Wichtig ist dabei, dass auf der Rechnung vermerkt wird, dass es sich um die zweite Ausstellung handelt.

Vorteile der digitalen Mahnung

Im Zuge der Digitalisierung werden Mahnungen heute vielfach auf elektronischem Weg verschickt. Diese Variante hat viele Vorteile. Zum einen erhalten die Kunden das Mahnschreiben viel früher. Darüber hinaus wird die Zielgruppe auf einem Kanal erreicht, den sie sehr häufig nutzt. Letztlich können in digitalen Medien außerdem entsprechende Links zu Bezahlseiten implementiert werden. Dadurch wird es säumigen Kunden vereinfacht, die offenen Forderungen zu begleichen.

Digitales Mahnwesen birgt noch weitere Vorteile. So haben Unternehmen die Möglichkeit, mehrere Kanäle zur Kundenansprache zu verwenden, um auf offene Rechnungen hinzuweisen. Bei Papiermahnungen bleibt nur der Postweg. Wenn Sie digitale Mahnungen schreiben, können Sie diese per Mail versenden, im Kundenkonto hinterlegen oder per Kurznachricht daran erinnern.

Mahnungsschreiben mit Software

Es bietet sich an, das Mahnwesen mit Software zu realisieren. Mit steigendem Kundenstamm können Firmen schnell den Überblick über fällige Rechnungen verlieren. Wird digitales Forderungsmanagement mit Software betrieben, wird keine Rechnung vergessen. Vielmehr lassen sich Mahnstufen automatisieren, indem Buchhaltung, Fakturierung und Mahnwesen miteinander verknüpft werden.

Mahnung schreiben: Jetzt das intelligente Forderungsmanagement von collectAI starten!

Wenn Sie eine Mahnung schreiben, hängt der Erfolg Ihres Mahnwesens von vielen verschiedenen Faktoren ab. Zum einen spielt die Formulierung eine wichtige Rolle. Zum anderen erhöht die Wahl des zielgruppenspezifischen Kommunikationskanals in Kombination mit dem Angebot unterschiedlicher Zahlungsmöglichkeiten die Wahrscheinlichkeit, dass offene Forderungen beglichen werden. Mit collectAI setzen Sie auf digitales Forderungsmanagement, das auch das Mahnungsschreiben für Sie übernimmt. Die selbstlernende Software passt den Zeitpunkt der Ansprache und den Kommunikationskanal perfekt an den Debitor an, sodass Sie Zahlungsausfälle auf ein Minimum reduzieren können.

Sie möchten wissen, wie sich das Mahnwesen mit collectAI optimieren lässt? Dann vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Demotermin!

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