Zentrale Funktionen des Debitorenmanagements

Das Debitorenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens und Forderungsmanagements von Unternehmen. Es umfasst darüber hinaus auch die Debitorenbuchhaltung, geht jedoch weit darüber hinaus.

Folgende Aufgaben übernimmt das Debitorenmanagement:

  • Verwaltung und Überwachung von Zahlungsprozessen: Im Rahmen des Debitorenmanagements werden Zahlungseingänge von Debitoren auf die Firmenkonten geprüft und überwacht. Auf diese Weise werden offene Forderungen identifiziert und weitere Schritte in die Wege geleitet.
  • Gestaltung von Zahlungsprozessen: Das Debitorenmanagement kann entscheidend zur Gestaltung und Formulierung von Rechnungen oder Mahnungen beitragen, um die Zahlungsmoral der Debitoren zu verbessern.
  • Bearbeitung von offenen Forderungen: Außenstände werden vom Debitorenmanagement bearbeitet und im Mahnwesen weiterverfolgt.
  • Bonitätsprüfung von Debitoren: Schon vor der Lieferung von Waren oder der Annahme eines Kaufvertrags prüft das Debitorenmanagement die Zahlungsmoral bzw. die Zahlungsfähigkeit oder Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden.
  • Rechnungsstellung: Das Debitorenmanagement ist für die Rechnungsstellung verantwortlich.
  • Buchung von Rechnungen: Gestellte Rechnungen, bezahlte oder offene Rechnungen werden im Rahmen des Debitorenmanagements auf die entsprechenden Konten gebucht.
  • Anlegen und Verwalten von Debitorenkonten: Um offene Forderungen einem Debitor zuordnen zu können werden entsprechende Konten angelegt.
  • Erstellen von Mahnungen: Bezahlt ein Debitor seine Rechnungen nicht fristgemäß, leitet das Debitorenmanagement die Mahnstufen ein.Kommt ein Debitor seiner Zahlungsverpflichtung im Rahmen des außergerichtlichen Mahnverfahrens nicht nach, kann ein Online-Mahnantrag zu einem gerichtlichen Mahnverfahren mit Mahnbescheid vom Debitorenmanagement gestartet werden.
Weitere Bezeichnungen für Debitorenmanagement

Im Geschäftsalltag wird das Debitorenmanagement häufig mit dem Risikomanagement, Kreditmanagement oder Konditions- und Forderungsmanagement gleichgesetzt. Allerdings kann das Debitorenmanagement vielmehr als Oberbegriff für diese anderen Bezeichnungen verstanden werden. So ist zum Beispiel die Prüfung des Kreditausfallrisikos eines Kunden Teil des Debitorenmanagements.  

Warum das Debitorenmanagement wichtig ist

Das Debitorenmanagement mit der Debitorenbuchhaltung sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit den Überblick über offene Forderungen behalten. Gleichzeitig ist die Verwaltung der Debitoren wichtig, um unbezahlte Rechnungen mit Hilfe des Mahnwesens anzumahnen. Somit ist das Debitorenmanagement eine wichtige Voraussetzung für die Liquidität von Unternehmen.

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Debitorenmanagement wirkt präventiv

Die Verwaltung von Debitoren mit dem Ziel, Zahlungsausfälle und -rückstände zu vermeiden, setzt bereits vor der Rechnungsstellung ein. Unternehmen haben zum Beispiel die Möglichkeit, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Lieferverträgen oder Kaufverträgen Eigentumsvorbehalte bei Nichteinhaltung von Zahlungsfristen festzulegen. Ebenso spielt die Bonitätsprüfung von Kunden im Vorfeld eines Kaufs eine wichtige Rolle im Debitorenmanagement. Denn durch eine schnelle Online-Prüfung lässt sich ermitteln, wie es um die Zahlungsmoral von Debitoren bestellt ist. Reicht die Bonität zum Beispiel für den Rechnungskauf nicht aus, wird bei Online-Systemen im E-Commerce eine alternative Zahlungsart vorgeschlagen. Das Unternehmen muss dann nicht auf das Geld der offenen Forderungen warten, sondern erhält es schneller.

Sinnvoll ist es auch, wenn das Debitorenmanagement die Zahlungsziele für Rechnungen optimiert und ggf. verkürzt, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

Debitorenmanagement und Mahnwesen

Zentrales Element des Debitorenmanagements ist das Mahnwesen. Die Debitorenverwaltung kann zum Beispiel Mahnstufen in Gang setzen und die Debitoren gezielt ansprechen, um sie an das Begleichen offener Rechnungen zu erinnern. Eine Übersicht über alle Debitorenkonten ermöglicht es, das Mahnwesen mehrstufig und abhängig von bestimmten Zahlungsfristen zu optimieren.

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