Mit einer smarten Debitorenbuchhaltung schaffen Sie die Voraussetzung dafür, dass offene Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Außerdem verringern Sie Zahlungsausfälle und sorgen für mehr finanzielle Weitsicht. Mit collectAI heben Sie Ihre Debitorenbuchhaltung auf ein neues Level.

Was bedeutet Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich mit der Verwaltung und dem Erfassen von offenen Rechnungen der Debitoren. Kunden oder auch Geschäftspartner können Debitoren sein. Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung beschränken sich jedoch nicht nur auf das Verwalten und die Kontrolle offener Forderungen, sondern gehen weit darüber hinaus.

So gehört es zum Beispiel zu den Aufgaben des Debitorenmanagements, bereits im Vorfeld von Geschäftsbeziehungen Informationen zu Bonität oder Liquidität von Kunden einzuholen. Damit soll das Risiko von Zahlungsausfällen verringert werden. Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung werden unterteilt in Forderungsmanagement und Informationsmanagement. Was diese einzelnen Bereiche ausmacht, erfahren Sie hier:

Elemente der Debitorenbuchhaltung

Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung werden

  • Forderungen ebenso wie Gutschriften aus gelieferten Produkten oder Dienstleistungen verbucht./li>
  • fällige Rechnungen und Zahlungseingänge kontrolliert und überwacht.
  • Mahnungen erstellt oder Inkasso betrieben.
  • Debitoren anhand ihres Ausfallrisikos und der Bonität eingestuft.

Doch wie gestalten sich die einzelnen Bereiche der Debitorenbuchhaltung genau?

1. Forderungsmanagement

Ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung ist das Forderungsmanagement. Darunter fallen alle Maßnahmen, die sich mit dem Verwalten offener Forderungen gegenüber den Debitoren des Unternehmens beschäftigten. Das Mahnwesen gehört ebenfalls zur Debitorenbuchhaltung.

Dabei werden der fristgemäße Eingang von offenen Rechnungen geprüft und bei Überschreiten der Fälligkeit entsprechende Maßnahmen eingeleitet. Diese reichen von ersten Mahnstufen bis hin zum Inkasso, dem gerichtlichen oder außergerichtlichen Mahnwesen.

Um das Forderungsmanagement zu strukturieren, wird für jeden Debitor ein eigenes Konto angelegt, auf welchem alle Forderungen registriert werden. Die Kontrolle der offenen Forderungen erfolgt innerhalb festgelegter Intervalle, zum Beispiel ein Mal pro Woche oder im 14-Tages-Turnus.

2. Informationsmanagement

Das Informationsmanagement der Debitorenbuchhaltung analysiert zwei verschiedene Arten von Informationen. Zum einen werden Informationen zur Zahlungsmoral und Bonität der Debitoren eingeholt. Zum anderen sammelt und analysiert die Debitorenbuchhaltung die gesamten offenen Posten und liefert damit wichtige Grundlagen für die weitere Finanzplanung des Unternehmens.

Informationen über Bonität und Zahlungsverhalten von Kunden dienen allein dem Zweck, Zahlungsausfälle zu verringern. Die Debitorenbuchhaltung leistet somit wichtige Vorarbeit, damit das Unternehmen liquide bleibt, indem offene Posten pünktlich bezahlt werden. Je größer der Kundenstamm und je höher das Volumen der Zahlbeträge ist, desto wichtiger ist das Informationsmanagement. Denn durch ausfallende Zahlungen säumiger Debitoren können Unternehmen selbst in finanzielle Schieflage geraten.

Wichtig ist das Informationsmanagement außerdem, weil es wichtige Daten für das Management liefert. Die Debitorenbuchhaltung kann auf der Basis der ausstehenden Rechnungen Prognosen zur finanziellen Lage und zur Liquidität aufstellen. Mit diesen Daten kann das Management wiederum neue Investitionen planen oder strategische Entscheidungen treffen.

Was ist das Debitorenrisiko?
Das Debitorenrisiko wird meist mit dem Begriff „Zahlungsausfallrisiko“ gleichgesetzt oder als „Inkassorisiko“ bezeichnet. Es beschreibt die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Debitor der offenen Forderung nicht nachkommt und Rechnungen nicht bezahlt.

Das Debitorenrisiko unterteilt sich in Zahlungsverzug, Zahlungsunfähigkeit und Zahlungsunwilligkeit.
Im ersten Fall zahlt der Schuldner nicht innerhalb der vorgegebenen Frist, tilgt aber alle offenen Forderungen.
Im zweiten Fall ist der Debitor insolvent und kann seine Rechnungen nicht mehr begleichen.
Im dritten Fall ist der Debitor zwar finanziell in der Lage seine Rechnungen zu bezahlen, weigert sich aber, dies zu tun. Verstehen, warum es zu einer ausbleibenden Zahlung kam ist der erste Schritt für kundenzentriertes Forderungsmanagement.

Erfahrungsgemäß ist ein Großteil der Verzögerungen leicht zu lösen. Dabei unterstützt Sie die smarte Software – Plattform von collectAI: Hat der Kunde die Rechnung schlicht vergessen, führt eine freundliche Erinnerung zu einem für den Kunden optimalen Zeitpunkt bereits zur Zahlung. Bei temporären finanziellen Engpässen lohnt sich meist eine gütliche Einigung in Form einer Stundung oder eines Ratenplans zur Vermeidung von teuren Inkassoverfahren. So erfordert jeder Auslöser eigene Maßnahmen.

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Das Debitorenrisiko durch Scoring bestimmen

Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung werden

  • externe Datenquellen für das Scoring: Um die Bonität eines Debitors zu prüfen, stehen Unternehmen Anbieter wie die Schufa, Creditreform oder Buergel zur Verfügung. Diese Anbieter sammeln ihrerseits Daten zu Krediten und zu Zahlungsausfällen von Verbrauchern oder Unternehmen.
  • Historie der Debitorenkonten: Die Debitorenbuchhaltung legt eigene Informationen zum Zahlungsverhalten von Kunden an. Für jeden Kunden wird registriert, wann und ob er seine Rechnungen bezahlt hat. Stellt die Debitorenbuchhaltung zum Beispiel fest, dass ein Kunde seine Rechnungen selten pünktlich bezahlt, können daraus entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. So können zum Beispiel die Bezahlmöglichkeiten für diesen Kunden eingeschränkt werden oder die Debitorenbuchhaltung senkt den Kreditrahmen für den Rechnungskauf. Ebenso kann die Debitorenbuchhaltung aufgrund der schlechten Zahlungsmoral eines Kunden bei weiteren Aufträgen Vorkasse verlangen.
  • Mahnungen erstellt oder Inkasso betrieben.
  • Debitoren anhand ihres Ausfallrisikos und der Bonität eingestuft.

Das Scoring von Debitoren beruht auf sich ständig verändernden Daten. Deshalb ist es wichtig, dass die Debitorenbuchhaltung die eigenen Daten sowie die Datensätze aus externen Ratern regelmäßig aktualisiert.

Was zeichnet die Debitorenbuchhaltung mit collectAI aus?

collectAI stellt Ihnen eine intelligente Lösung für Ihre Debitorenbuchhaltung bereit. Mit unserer smarten, KI-basierten Software heben Sie Ihr Forderungsmanagement auf ein neues Level. Dabei sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch wertvolle Zeit, die Sie wieder in Ihr Unternehmen investieren können.

collectAI übernimmt alle wichtigen Schritte in der Debitorenbuchhaltung. Von der digitalen Erfassung der Debitoren über die Verwaltung von offenen Posten und dem anschließenden Mahnwesen – collectAI hilft Ihnen dabei, die Finanzbuchhaltung noch effizienter zu gestalten. Das Gute daran: Unsere KI lernt bei jeder neuen Rechnung und mit jedem neuen Debitor dazu. Somit kann sich das Forderungsmanagement optimal an Ihren Bedarf sowie Ihre Kunden anpassen und auf besonders effiziente Weise Zahlungsausfälle minimieren.