Debitor: Definition

Die Bezeichnung „Debitor“ bezeichnet im Rechnungswesen eine Person, ein Unternehmen bzw. einen Auftraggeber, der einem Unternehmen etwas schuldig ist. Diese Bedeutung lässt sich aus dem lateinischen Verb „debere“ ableiten, was auf Deutsch mit „schulden“ übersetzt werden kann.

Ein Debitor kann einem Unternehmen sowohl Sachleistungen, Geld oder eine Lieferung schulden. Ebenso kann ein Unternehmen selbst zum Debitor werden, wenn es einem Auftraggeber eine Warenlieferung oder Dienstleistungen nach erfolgter Bezahlung schuldet.

In der Buchhaltung werden Debitoren unter „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ aktiviert. Buchhalterisch erfolgt die Sollbuchung, sobald ein Debitor Waren auf Kredit erhält. Hat der Debitor die Waren bezahlt, erfolgt die Habenbuchung.

Schuldner
Ein Schuldner ist eine Person, die eine fällige Zahlung noch nicht beglichen hat. Allerdings empfehlen wir, den Schuldner weiterhin als Kunden zu betrachten und diesen auch so zu bezeichnen.

Debitor: Ein Beispiel

Beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen werden vor allem im B2B-Bereich zunächst Rechnungen gestellt, die nach Erhalt oder Durchführung der Dienstleistung bezahlt werden. Sobald ein Kunde eine Rechnung erhalten hat, ob digital oder per Post, wird er zum Debitor. Die Bezeichnung erhält er in der Buchhaltung unabhängig davon, ob er die Rechnung sofort bezahlt oder nicht.

Bestellt das Bauunternehmen Meier bei einem Großhändler Baumaterialien, erhält es dafür eine Rechnung über 1.000 Euro. Das Bauunternehmen Meier wird dann in der Buchhaltung des Großhändlers als Debitor geführt.

Begleicht das Bauunternehmen seine Rechnung nicht fristgerecht, wird ein Mahnverfahren eingeleitet.

Sehen Sie in einer Live Demo, wie wir Forderungen effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns!

Telefonisch während der Geschäftszeiten unter

+49 40 228 654 16

jederzeit per E-Mail

info@collect.ai

sowie über unser Kontaktformular

Zum Kontaktformular

Debitor: Die Bedeutung für Unternehmen

Im Grunde handelt es sich bei Debitoren um Kunden, die eine Ware oder Dienstleistung erhalten haben und gegen welche eine offene Forderung besteht. Eine hohe Zahl an Debitoren kann also auf ein erfolgreiches Unternehmen hinweisen, dessen Angebot von Kunden zahlreich genutzt wird.

Wichtig ist jedoch, dass die Debitoren ihren Zahlungen nachkommen und Unternehmen die bezahlten Rechnungen einbuchen können. Ein modernes und effizientes Forderungsmanagement (interner Link) kann das Risiko von Zahlungsausfällen mindern und somit die Liquidität in Unternehmen erhöhen.

Was ist ein kreditorischer Debitor?

Im Regelfall wird ein Kunde bei einem Unternehmen durch Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu einem Debitor. Schuldet der Debitor dem Unternehmen Geld, ist sein Saldo positiv. Liegt der Saldo bei 0, sind alle Rechnungen beglichen worden.
Allerdings kann es vorkommen, dass der Saldo des Debitors negativ ausfällt. In diesem Fall steht das Unternehmen in der Schuld des Debitors. Der Debitor wird dann zum kreditorischen Debitor.

Ein Beispiel:
Der Kunde Schulze hat eine neue Waschmaschine geliefert bekommen. Bei der Lieferung hat er jedoch festgestellt, dass die Maschine Transportschäden hat. Es folgt eine Reklamation beim Verkäufer. Dieser gibt auf die Bestellung eine Gutschrift von 100 Euro. Somit wird Kunde Schulze nun zum kreditorischen Debitor.

In der Bilanz wird der kreditorische Debitor nun unter „sonstige Verbindlichkeiten geführt“. Diese Umschreibung ist wichtig, denn auf der Passiva-Seite dürfen Debitoren nicht saldiert werden.

Kreditor vs. Debitor

Während die Debitoren einem Unternehmen Geld aus offenen Rechnungen schulden, sind Kreditoren diejenigen Firmen, gegenüber welchen Zahlungsverpflichtungen seitens des Unternehmens bestehen. Sie werden buchhalterisch unter „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ geführt.

Während die Debitorenbuchhaltung Rechnungsstellung und Zahlungseingänge von Debitoren, also Käufern oder Kunden verwaltet und bucht, wird in der Kreditorenbuchhaltung kontrolliert, dass das Unternehmen seine eigenen Rechnungen pünktlich bezahlt.

Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens gehört zur Finanzbuchhaltung und dient der Übersicht über Zahlungsvorgänge, offene Posten und Rechnungseingänge eines Unternehmens.

Sehen Sie in einer Live Demo, wie wir Forderungen effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns!

Telefonisch während der Geschäftszeiten unter

+49 40 228 654 16

jederzeit per E-Mail

info@collect.ai

sowie über unser Kontaktformular

Zum Kontaktformular

Debitoren in der Buchhaltung

Jede ausbleibende Zahlung stellt für ein Unternehmen ein sogenanntes Debitorenrisiko dar. Denn obwohl bereits eine Rechnung an den Käufer und somit Debitor gestellt wurde, kann der Erlös noch nicht in die Aktiva der Bilanz übernommen werden. Der Grund dafür: Die Zahlung ist noch nicht abgeschlossen und es besteht keine Garantie darüber, dass diese eingeht.

Deshalb werden offene Posten als „offene Forderungen“ gebucht. Sobald der Debitor die Zahlung ausgeführt hat und der Rechnungsbetrag auf dem Konto des Verkäufers eingegangen ist, kann der Umsatz auch buchhalterisch als Erlös gebucht werden.

Ist nicht sicher, ob eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen beglichen wird, wird in der Buchhaltung meist ein Konto mit „zweifelhaften Forderungen“ erstellt. Diese Posten müssen in der Bilanz aufgeführt werden, da sie den Wert berichtigen.

Wie hoch diese zweifelhaften Forderungen angesetzt werden, hängt vom Grad der Ausfallwahrscheinlichkeit ab. Überweisen die Debitoren die Rechnung nicht, bleibt der Betrag offen und muss in der Buchhaltung als Verlust abgeschrieben werden. Häufen sich Abschreibungen, sinkt entsprechend der Unternehmensgewinn.

Um Debitoren zu verwalten, erhalten diese in der Buchhaltung meist Nummern. Diese sogenannten Debitorennummern erleichtern die Zuordnung von Zahlungen und das Forderungsmanagement. So gibt es entsprechend für jede Debitorennummer ein eigenes Debitorenkonto. Rechnungen und Zahlungen werden in der Buchhaltung intern immer dem dazugehörigen Debitor über die Debitorennummer zugeordnet.

Damit offene Forderungen den negativen Saldo aller Debitorenkonten nicht verringern, muss dieser Saldo im Rahmen der Bilanzierung als „sonstige Verbindlichkeit“ umgebucht werden. Eine „Verrechnung“ von Debitorensalden mit Habenposten oder Kreditoren innerhalb der Debitoren ist bei der Bilanzierung nicht zulässig.

Handelsgesetzbuch und Debitorenregelung
Eine offene Forderung zählt in der Bilanz zunächst als Einnahme. Allerdings kann diese nicht vollständig gebucht werden, da das Geld noch nicht eingegangen ist. Ist ein Unternehmen laut Handelsgesetzbuch bilanzierungspflichtig, werden offene Forderungen von Debitoren als „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ bilanziert. Anhand der Bilanz lässt sich somit ablesen, wie hoch der Debitorenanteil am gesamten Umsatz ist. Das Gegenstück zu den „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ sind die sogenannten „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“, also die offenen Rechnungen bzw. Kredite, die das Unternehmen selbst noch begleichen muss.

Alle Key Facts zum Debitoren-Management im Überblick

  1. Kontrolle und Verwaltung von Debitoren sind wichtig für Unternehmen, um Außenstände so effizient und schnell wie möglich zu beheben.
  2. Jeder Kunde oder Käufer wird zum Debitor, sobald ein Unternehmen ihm eine Rechnung gestellt hat.
  3. Muss ein Unternehmen Geld zurückerstatten, wird es zum kreditorischen Debitor.
  4. Mit Hilfe eines effizienten Debitorenmanagements lässt sich das Ausfallrisiko von Debitoren verringern.

Debitorenmanagement als wichtiger Bestandteil der Buchhaltung

Die Verwaltung von Debitoren ist Bestandteil der Buchhaltung. So werden Rechnungen im Rahmen des Debitorenmanagements geprüft und verwaltet. Dabei wird kontrolliert, wann die Zahlungen eingehen, wann Rechnungen fällig werden und wann das Mahnverfahren einzuleiten ist.

Im Rahmen des modernen Forderungsmanagements werden Fristen für Mahnung und Zahlungserinnerungen festgelegt und automatisiert an Debitoren versendet.

Das Ziel des Debitorenmanagements ist es, Zahlungsausfälle zu verringern und durch pünktliche Rechnungszahlung die Liquidität im Unternehmen hoch zu halten.

Wird das Debitorenmanagement inhouse durchgeführt, ist in der Regel das Controlling dafür zuständig. Werden offene Forderungen an ein anderes Unternehmen übertragen, wird von Factoring gesprochen. Um zeitliche wie finanzielle Ressourcen zu schonen, ist die Auslagerung des Forderungsmanagements wirtschaftlich sinnvoll.

collectAI übernimmt diese Aufgabe für Ihr Unternehmen. Mit Hilfe unserer selbstlernenden KI haben Sie die Chance, Zahlungsausfälle und Zahlungsrückstände nachhaltig zu verringern. Möchten Sie mehr über Ihre Möglichkeiten mit dem Debitorenmanagement von collectAI erfahren? Dann rufen Sie uns an!

Sehen Sie in einer Live Demo, wie wir Forderungen effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns!

Telefonisch während der Geschäftszeiten unter

+49 40 228 654 16

jederzeit per E-Mail

info@collect.ai

sowie über unser Kontaktformular

Zum Kontaktformular