E-Rechnung

Die digitale und automatisierte collectAI-Lösung für die Rechnungsstellung im Look und Feel Ihrer Marke. Individuelle Online-Bezahlmöglichkeiten und eine einfache Benutzeroberfläche sorgen für eine reibungslose Zahlung.

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Aus den Medien

6 gute Gründe für E-Invoicing mit collectAI

Mit der Invoicing-Technologie von collectAI wird Ihre Debitorenbuchhaltung mit modernen Technologien unterstützt – digital, automatisch, flexibel. collectAI sorgt dafür, dass Sie Ihre Kunden über den für Sie perfekten Kanal erreichen. Eine White-Label-Landingpage integriert in jeder Kommunikation ermöglicht die reibungslose Bezahlung. Als innovatives Hamburger Unternehmen mit der Otto Group im Rücken sind wir Ihr idealer Partner für die elektronische Rechnungsverarbeitung.

Kosteneinsparung

Kosteneinsparung

Mit der collectAI-Software werden Rechnungen digital und flexibel. Der Einsatz der automatisierten Technologie reduziert die Kosten für Personal und Briefporto deutlich. Im Durchschnitt hat collectAI bisher eine Kostenersparnis von 41 Prozent erreicht, bei einem Partner aus dem Bankwesen sogar 88,6 Prozent.

Effizienz

Effizienz

Die Technologie bindet digitale Kommunikations- und Bezahlmethoden über eine Schnittstelle an Ihr System an. Ein Großteil der manuellen Arbeit fällt weg, was die Effizienz Ihres Personals verbessert. Gleichzeitig führen digitialisierte Kommunikationsmaßnahmen zu einer höhren Realisierungsquote und damit einer Effizienzsteigerung insgesamt.

Kundenorientierung

Kundenorientierung

Die individualisierte Kommunikation per E-Mail, SMS oder Messenger-Dienst erhöht die Kundenzufriedenheit. Eine große Auswahl an direkten Bezahlmöglichkeiten wie Kreditkarte, Direktüberweisung, SOFORT oder Paypal ermöglicht über unsere White-Label-Landingpage eine reibungslose Zahlung und steigert Ihre Conversion Rates.

Sicherheit

Sicherheit

Unsere Datenschutzmaßnahmen beinhalten Verschlüsselungstechniken nach höchsten IT-Sicherheitsstandards. Ihre Landingpages sichern wir gerne mit einem weiteren Authentifizierungsschritt für den Konsumenten ab, beispielsweise über die Eingabe des Geburstdatums oder aber der Postleitzahl.

Transparenz & Benutzerfreundlichkeit

Transparenz & Benutzerfreundlichkeit

Kundenkommunikation ist bei collectAI transparent: Jede E-Rechnung enthält einen Link zu einer Landingpage, die auch weitere offene Beträge anzeigen kann. Kundenfreundliche Bezahloptionen wie Paypal, SOFORT oder Ratenzahlung vereinfachen den Prozess. Für Fragen stehen diverse Kontaktmögichkeiten zur Verfügung.

Individualität

Individualität

Personalisierung statt Einheitsbrei: Unsere E-Invoicing-Technologie identifiziert den passenden Kommunikationskanal, das ideale Timing sowie eine individuelle Tonalität für den jeweiligen Konsumenten. Digitale Rechnungen erreichen Ihre Kunden über den passenden Kommunikationskanal via SMS, E-Mail oder Brief und erhöhen so Conversion Rates und Realisierungsquote.

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Unsere Lösung erklärt

Bequem und einfach Rechnungen auf Ihrer Landingpage begleichen, online oder via Brief mit inkludiertem QR-Code.

Was ist E-Invoicing von collectAI?

Mit unserer KI-basierten E-Invoicing-Software automatisieren wir die elektronische Rechnungsverarbeitung passgenau, auf Ihre Kunden und Ihr Unternehmen zugeschnitten. Die Technologie optimiert Ihren Zahlungsverkehr und macht die Abwicklung effizient und benutzerfreundlich.

Technische Integration

Die technische Integration der collectAI-Lösung ist unkompliziert und innerhalb weniger Werktage realisierbar. Sie besteht aus folgenden Schritten:

Datenaustausch

Falldaten Ihrer Kunden werden über REST API oder SFTP (CSV, XML oder JSON) übermittelt. Unsere leistungsfähigen und umfangreichen APIs unterstützen die Fernsteuerung des collectAI Systems, zum Beispiel, um einen Link zu erstellen oder zu löschen.

Kommunikation

Hierbei stimmen wir den Ablauf des Kontaktpunktes zum Aussand der E-Invoice mit Ihnen ab. Das Vorgehen kann jederzeit angepasst werden und wird durch die eingesetzte KI-Technologie kontinuierlich optimiert.

Landingpage

Wir designen die Landingpage im Look und Feel Ihrer Marke mit den jeweils gewünschten Funktionen, Sprachoptionen, Feedbackmöglichkeiten usw. (siehe auch Funktionen)

Payment Setup

Wir integrieren die präferierten Bezahlmethoden, Payment Gateways und setzen einen Prozess für das Payment Reconciliation bzw. Payment Matching auf.

Monitoring & Reporting

Die technische Integration berücksichtigt die Rückführung von Informationen in Ihre Systeme. Sie bestimmen, welche Ereignisse zurückgemeldet werden sollen und welche Anforderungen das Reporting hat. Im Grundsatz bieten wir Webhooks genauso an wie standardisierte wöchentliche Reports. Auf Wunsch stellen wir auch die Rohdaten zur Verfügung.

Flexibel. Einfach. Sicher. collectAI E-Invoicing Software für Ihr System

Egal, ob Sie Ihre bestehenden Prozesse im Rechnungswesen digitalisieren oder die elektronische Rechnungsverarbeitung neu aufbauen möchten – wir entwickeln mit Ihnen individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen.

Unsere KI-basierte Software für den Zahlungsverkehr individualisiert Ihre Kundenkommunikation. Wir entwickeln eine Kommunikationsstrategie inklusive einer Landingpage im Look und Feel Ihrer Marke. Die Technologie steuert die Kommunikation über die präferierten Kanäle, liefert eine automatische Sprachauswahl und ist flexibel für unterschiedliche Währungen und Bezahlmethoden einsetzbar. Mehr über unsere USPs erfahren Sie hier.

 

Die unkomplizierte Abwicklung bringt Ihren Kunden ein positives Markenerlebnis: Bei Problemen können Sie z.B. über einen in die Landingpage integrierten Live Chat direkt in Kontakt mit dem Kundenservice treten. Auch Call Backs können schnell zugeordnet und bearbeitet werden. Als Unternehmen können Sie alle Kundenaktivitäten in Echtzeit nachverfolgen und über eine intuitive Suchfunktion schnell auf Daten zu einzelnen Forderungen zugreifen.

 

Bei all dem hat IT-Sicherheit höchste Priorität: Wir nutzen für elektronische Rechnungen und alle anderen Daten moderne Verschlüsselungstechniken, 2-Faktor-Authentifizierung, Intrusion-Detection sowie Audit-Log. Als Unternehmen sind wir konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und kooperieren auch im Bereich Cloud-Technologie mit einem umfassend zertifizierten (u.a. ISO 27001, PCI) Anbieter mit in Deutschland lokalisierten Servern. So gewährleisten wir den Schutz Ihrer Daten und die Privatsphäre Ihrer Kunden.

 

 

  • Individuell zugeschnitten
  • Integrationsprozess

Die Kosten für unsere Finanzbuchhaltungstechnologie richten sich nach dem Auftragsvolumen sowie den spezifischen Anforderungen der Geschäftskunden. Preise werden daher für jedes Unternehmen individualisiert berechnet. Vereinbaren Sie dafür gern einen Beratungstermin mit unserem Team und lassen Sie eine kostenlose und unverbindliche Analyse für Ihr Unternehmen durchführen.

Kontakt aufnehmen

Wir bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, unsere E-Invoicing-Software in Ihr System zu integrieren. Umfassende Schnittstellen zur Datenintegration bieten eine individuelle Anpassung in Ihre Systemlandschaft. Via API kommuniziert das collectAI-System mit dem Geschäftskunden in Echtzeit automatisiert. Dies reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum und senkt gleichzeitig Personalkosten.

Events

Kontakt

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Kontaktdetails

Anschrift:

collectAI GmbH

Am Sandtorkai 50

20457 Hamburg

Was unsere Kunden sagen

FAQ

In welchen Ländern kann ich die E-Invoicing-Technologie nutzen?

collectAI ist europaweit aktiv. Fokus liegt auf den Bereichen DACH, Nordics und UK.

Was unternimmt die collectAI für die IT-Sicherheit?

collectAI setzt auf sowohl auf organisatorische als auch auf technische Maßnahmen. collectAI hat ein modernes Sicherheitskonzept umgesetzt, so dass auch regulierte Geschäftskunden wie Banken und andere Unternehmen mit der collectAI zusammenarbeiten können. Das Sicherheitskonzept regelt den Umgang mit Daten sowie Berechtigungs- und Zugriffskonzepte zum Schutz der Daten. Es finden regelmäßige IT-Sicherheitstests statt, um das Sicherheitsniveau aufrecht zu erhalten. Maßnahmen, die collectAI unternimmt:
  • moderne Verschlüsselung aller Daten zu jeder Zeit
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Intrusion-Detection
  • umfassendes Logging sämtlicher Aktivitäten
  • weitreichende physikalische Sicherungsmaßnahmen

Werden die Daten verschlüsselt gespeichert?

collectAI verschlüsselt sämtliche Daten, sowohl die gespeicherten Daten in Datenbanken und Dateisystem als auch alle Daten, die zwischen Systemen transportiert werden. collectAI setzt hierbei moderne Verschlüsselungstechniken mit höchstem Sicherheitsstandard ein sowie ein zentrales Key-Management mit 2-Faktor-Authentifizierung.

Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?

collectAI nutzt eine Cloud-Technologie. Die AI-Plattform greift auf in Deutschland lokalisierte Server zurück. Verträge stellen sicher, dass die Daten niemals Deutschland verlassen dürfen. Dies gilt für alle Klienten aus der EU. Der Cloud-Anbieter ist umfassend zertifiziert und setzt auf höchste Sicherheitsstandards wie ISO 27001, PCI etc. Sämtliche Daten werden während der Speicherung (inklusive sämtlicher Backups und während des Transports) mit modernen Verschlüsselungstechniken verschlüsselt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Welchen Einfluss hat die neue EU-Regulationen GDPR bzw. DSGVO?

collectAI ist mit der GDPR konform und hat bereits 12 Monate vor Inkrafttreten der Regulative mit den Vorbereitungen dafür begonnen. collectAI erfüllt hierbei u. a. folgende Maßnahmen:
  • Einhalten datenschutzrelevanter Prozesse, beispielsweise das Recht auf Auskunft und Löschung
  • Anforderungen an Anonymisierung
  • Erweiterung der Dokumentation

Welchen Stellenwert hat Datenschutz und Datensicherheit für collectAI?

collectAI setzt auf umfassenden Datenschutz und hat hierbei eine Vielzahl an Maßnahmen auf technischer und organisatorischer Ebene umgesetzt. Ziel ist es, sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und gemäß den vorgeschriebenen Regelungen zu verarbeiten. Als Tochter der Otto Group unterliegt collectAI den strengen Konzern-Richtlinien im Bereich IT-Sicherheit.